Google環境を活用した作業効率化（Google Apps Script）

 Google環境を活用した作業効率化

当社はお客様の社内の環境に合わせて業務の自動化・効率化のために開発やシステム導入を実施しています。以下にGoogle環境にてGoogle Apps Script（GAS）活用して作業効率化した事例を紹介いたします。

※Google Apps Script（GAS）は、Googleが提供する各種サービスの自動化／連携を行うための開発ツールです。GASを使うと、Gmailやカレンダー、Googleスプレッドシート、Googleドライブなど、Googleが提供する様々なサービス上で処理を自動化したり、複数のサービスを連携させたりできます。

案件：某ラグジュアリーブランドのシークレットイベントの事務局業務

解決したい課題:

  1. イベントの招待客に対し、QRコード画像付きの招待メールを送信する必要がある。
  2. 招待メールは3日以内に送信しなければならない。（納期３日）

解決策:

Googleスプレッドシートを使用して参加者の名簿を管理し、GAS（Google Apps Script）を活用して以下のプロセスを自動化するシステムを開発しました。

  1. QRコード生成: GASを用いて、参加者のID情報を即時QRコード化
  2. 招待メール作成: システムは自動的にQRコードを添付した招待メールを作成

成果:

  1. 迅速な招待メール送信: GASを活用したシステムにより、参加者の情報からQRコード付きの招待メールが自動的に作成され、参加者に対して素早く送信することができました。3日以内の締切に対応することが可能となりました。
  2. ヒューマンエラーの排除: 手作業による招待メールの作成では、誤字やQRコードの添付を忘れるなどのヒューマンエラーが発生しやすかったが、自動化されたプロセスにより、これらのエラーが排除され品質の向上が実現されました。

この事例は、Google環境を活用し、GASを利用してタイムリーかつ正確な招待メールの送信プロセスを実現しました。また３日という短い納期の中でもクライアントと密に連携を取りながら開発を進め納品することができました。

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