はじめまして！株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です。
日々の業務で「やるべきことが多すぎて何から手をつければいいかわからない！」と感じたことはありませんか？
特にリモートワークや複数のプロジェクトを同時に進める場合、タスクの管理はとても重要になります。そんなときに便利なのが「タスク管理ツール」です。
私自身、システムエンジニアとして働く中で、タスク管理の重要性を実感してきました。タスク管理ツールを活用することで、業務の進捗が一目でわかるだけでなく、チーム全体の生産性向上にもつながります。
本記事では、タスク管理ツールの基礎知識から具体的な導入方法、おすすめのツールまで、初心者の方にもわかりやすく解説していきます。さらに、株式会社HIKEの強みを活かした「企業向けの導入支援サービス」についてもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてください！
このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です！
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DX化に寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
目次（Contents）
第一部 タスク管理とは？なぜ重要なのか？
タスク管理とは？
タスク管理とは、仕事やプロジェクトにおいて、やるべきことを整理し、計画的に進めるためのプロセスのことです。具体的には、タスクのリスト化・優先順位付け・進捗管理・完了確認などを行うことで、仕事の効率を高めることが目的です。
タスク管理の方法には、紙の「ToDoリスト」から、スプレッドシートを使った管理、そして「タスク管理ツール」を活用する方法など、さまざまな手段があります。
なぜタスク管理が重要なのか？
タスク管理を適切に行うことは、個人だけでなくチームや企業にとっても大きなメリットがあります。ここでは、タスク管理が重要な理由を3つ紹介します。
1. 仕事の抜け漏れを防ぐ
タスク管理をしないと、「やるべきこと」を記憶に頼ることになります。しかし、複数のプロジェクトや業務が並行すると、重要なタスクをうっかり忘れてしまうリスクがあります。タスク管理をすることで、全ての業務を可視化し、優先度の高いタスクから順番に取り組むことができます。
2. 効率的に仕事を進められる
タスク管理がしっかりしていると、どの仕事をいつまでに終わらせればいいのかが明確になり、無駄な作業を減らすことができます。特にチームでの作業では、誰がどのタスクを担当しているのかを明確にすることで、役割分担がスムーズになり、仕事の進捗も早くなります。
3. ストレスを軽減できる
「仕事が多すぎて何から手をつければいいかわからない！」という状況では、精神的なストレスが大きくなりがちです。しかし、タスクをリスト化し、適切に管理することで、やるべきことが整理され、目の前の仕事に集中できる環境を作ることができます。
タスク管理の主な方法
タスク管理には、いくつかの方法があります。以下に、それぞれの特徴を表にまとめました。
| タスク管理方法 | 特徴 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| 紙のToDoリスト | 手軽に書き出せる | 簡単に管理できる | 管理が煩雑になりやすい |
| スプレッドシート | 一定の整理が可能 | カスタマイズしやすい | 手動管理が必要 |
| タスク管理ツール | 自動化・共有が可能 | 効率的に運用できる | 導入に慣れが必要 |
このように、それぞれの方法にはメリット・デメリットがありますが、最も効率的なのは「タスク管理ツール」を活用する方法です。
第二部 タスク管理ツールとは？基本機能と選び方
タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールとは、仕事の進捗を可視化し、個人やチームの業務をスムーズに進めるためのツールです。紙のToDoリストやスプレッドシートと違い、タスクの追加・編集・共有が簡単にできるため、多くの企業が導入しています。
タスク管理ツールを使うことで、次のようなメリットがあります。
- タスクの可視化：チーム内の進捗が一目でわかる
- タスクの優先順位付け：重要度に応じてタスクを整理できる
- チームでの共有が簡単：メンバー間の連携がスムーズになる
- リモートワークに最適：場所を選ばずに業務管理ができる
私もシステムエンジニアとして働く中で、タスク管理ツールの導入によってプロジェクト進行の効率が格段に向上しました。特にリモートワーク環境では、タスク管理ツールがなければスムーズな業務遂行は難しいと感じています。
タスク管理ツールの基本機能
タスク管理ツールには多くの機能がありますが、代表的なものを紹介します。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| タスクの追加・編集 | 個人またはチームのタスクを登録し、内容を更新できる |
| 締切の設定 | 各タスクの期限を設定し、スケジュール管理ができる |
| 担当者の割り当て | チーム内でタスクを振り分けることができる |
| 進捗の可視化 | タスクの完了状況を一目で把握できる |
| 通知機能 | 期限が近づくとリマインドが届く |
| ファイル共有 | 必要な資料をタスクに紐づけて共有できる |
| コメント機能 | タスクごとにコミュニケーションが取れる |
このように、タスク管理ツールはただの「ToDoリスト」ではなく、業務を円滑に進めるための多機能なプラットフォームになっています。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールは多くの種類があり、選び方を間違えると業務効率が下がることもあります。ここでは、ツールを選ぶ際のポイントを解説します。
1. 目的に合った機能があるか
まず、自社の業務に必要な機能があるかを確認しましょう。例えば、シンプルなToDo管理がしたいのか、プロジェクト全体を管理したいのかによって選ぶツールは異なります。
| 使用目的 | おすすめツールの特徴 |
|---|---|
| 個人のToDo管理 | シンプルな操作、タスクの追加・削除が簡単 |
| チームでの進捗管理 | タスクの割り当て、進捗可視化、コメント機能 |
| プロジェクト管理 | ガントチャート、カンバン方式、詳細なスケジュール管理 |
2. 使いやすさ
タスク管理ツールは、チーム全員が簡単に使えることが重要です。操作が複雑すぎると、結局誰も使わなくなってしまうことがあります。無料トライアルを利用して、実際に使ってみるのもおすすめです。
3. 料金とコストパフォーマンス
タスク管理ツールには無料プランと有料プランがあります。以下に、主なツールの料金体系を比較してみました。
| ツール名 | 無料プラン | 特徴 |
|---|---|---|
| Trello | あり | シンプルで初心者向け |
| Asana | あり | チーム向けの高度な機能 |
| Notion | あり | タスク管理＋ドキュメント管理 |
| ClickUp | あり | すべての機能が統合されている |
このように、ツールごとに特徴や料金が異なるため、自社の予算や業務内容に合ったものを選ぶことが大切です。
関連記事：
IT活用で業務をスムーズに！初心者でもできる業務効率化の手順ガイド：
https://www.hike-inc.com/blog/beginners-business-efficiency/
第三部：おすすめのタスク管理ツールと特徴
タスク管理ツールには多くの種類があり、それぞれ異なる特徴を持っています。業務の目的やチームの規模によって最適なツールは異なるため、代表的なツールを紹介しながら、どのような場面で活用できるのかを解説します。
おすすめのタスク管理ツール5選
ここでは、特に人気のあるタスク管理ツールを5つ紹介します。
| ツール名 | 特徴 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|
| Trello | シンプルなカンバン方式で直感的に使える | 初めてタスク管理ツールを使う人、個人や小規模チーム |
| Asana | プロジェクト管理機能が豊富で、大規模なタスク管理に最適 | 中〜大規模のチーム、詳細な進捗管理が必要なプロジェクト |
| Notion | ドキュメント管理とタスク管理を統合できるオールインワンツール | 情報共有をしながらタスクを整理したいチーム |
| ClickUp | タスク・プロジェクト管理・ドキュメント共有を一括で管理可能 | 業務全体を一元化したい企業 |
| Todoist | シンプルなUIで個人のタスク管理に最適 | ひとりで仕事を整理したい人、個人事業主 |
各ツールの詳細と活用シーン
1. Trello（トレロ）
特徴：
- カンバン方式（ボード管理）でタスクを視覚的に整理できる
- 直感的な操作ができ、初心者でもすぐに使いこなせる
- 無料プランでも基本的なタスク管理が可能
おすすめの活用シーン：
- スタートアップや小規模チームの業務管理
- 個人のToDo管理としての活用
- タスクの進行状況を見える化したいプロジェクト
実際に使ってみた感想： 私も最初に使ったタスク管理ツールはTrelloでした。ドラッグ＆ドロップでタスクを移動できるので、直感的に管理できるのが魅力です。小規模なプロジェクトなら、無料プランでも十分に使えます。
2. Asana（アサナ）
特徴：
- タスクの依存関係や締切を管理しやすい
- 大規模なプロジェクト向けの強力な機能がある
- ガントチャートやリストビューなど、複数の表示方法が選べる
おすすめの活用シーン：
- チーム全体でタスクを細かく管理したい場合
- プロジェクトの進捗を可視化したい企業
- 複数の部門が関わる業務
実際に使ってみた感想： Asanaはチーム向けに作られているので、タスクの進行状況が一目でわかります。ただ、機能が多いため、最初は少し学習コストがかかるかもしれません。しっかりとタスク管理をしたい企業には最適です。
3. Notion（ノーション）
特徴：
- ドキュメント管理＋タスク管理ができる
- チームの情報共有をスムーズに行える
- カスタマイズ性が高く、自由なレイアウトが可能
おすすめの活用シーン：
- 会議の議事録やマニュアルを管理しながらタスク管理をしたい場合
- リモートワークで情報共有をスムーズにしたい企業
- 自由度の高いツールを探している人
実際に使ってみた感想： Notionはタスク管理だけでなく、情報共有ツールとしても優秀です。私はプロジェクトの議事録や資料管理にも活用しています。ただし、柔軟性が高いため、最初にどう使うかを決める必要があります。
4. ClickUp（クリックアップ）
特徴：
- タスク、プロジェクト、ドキュメント、チャットが一体化
- カスタマイズ可能で、どんな業種にも適用できる
- 無料プランでも多くの機能を利用可能
おすすめの活用シーン：
- タスク管理だけでなく、業務全体を一元化したい企業
- 多機能なツールを探しているチーム
- エンジニア、デザイナー、マーケターなど、多職種が関わるプロジェクト
実際に使ってみた感想： ClickUpは機能がとても豊富で、企業全体のタスク管理を一元化できます。ただ、設定が細かくできる分、使いこなすには慣れが必要です。高度な管理が必要な企業に向いています。
5. Todoist（トゥードイスト）
特徴：
- シンプルで使いやすく、個人のタスク管理に最適
- スマホアプリが使いやすく、どこでもタスクを管理できる
- AIを活用した「スマートスケジュール」機能が便利
おすすめの活用シーン：
- 個人のタスク管理を効率化したい人
- フリーランスやリモートワーカー
- 日々のToDoリストをシンプルに管理したい人
実際に使ってみた感想： 個人でタスクを整理するならTodoistが一番使いやすいと思います。スマホアプリが直感的で、スキマ時間にタスクを追加できるのが便利です。
どのツールを選ぶべき？比較表
| ツール名 | 直感的な操作 | チーム向け | 個人向け | 情報共有 | カスタマイズ性 |
|---|---|---|---|---|---|
| Trello | ◎ | ○ | ◎ | △ | △ |
| Asana | ○ | ◎ | △ | ○ | ○ |
| Notion | ○ | ○ | ○ | ◎ | ◎ |
| ClickUp | △ | ◎ | △ | ○ | ◎ |
| Todoist | ◎ | △ | ◎ | △ | △ |
まとめ
タスク管理ツールにはさまざまな種類がありますが、選ぶポイントは「何を重視するか」です。シンプルな操作性を求めるならTrelloやTodoist、チームでの業務効率化ならAsanaやClickUpが向いています。また、情報共有とセットで使いたい場合はNotionが最適です。
よくある質問と答え
タスク管理ツールを導入する際、多くの人が疑問に思うポイントについて、Q&A形式で解説します。初心者の方にもわかりやすく説明していきますので、ぜひ参考にしてください！
Q1：タスク管理ツールを導入すると本当に業務効率が上がるの？
A：はい、適切に使えば業務効率は確実に向上します。
タスク管理ツールを導入することで、やるべきことが明確になり、タスクの優先順位をつけやすくなります。また、チームでの業務では、誰が何を担当しているのかが一目でわかるため、無駄な確認作業が減ります。
例えば、当社（株式会社HIKE）では、複数のプロジェクトを並行して進めることが多いため、タスク管理ツールの導入により、「タスクの抜け漏れがなくなり、納期管理がスムーズになった」という効果を実感しています。
ただし、ツールを導入するだけでは効果が出ません。運用ルールを決めて、継続的に活用することが大切です。
Q2：タスク管理ツールを導入する際に気をつけることは？
A：以下の3つのポイントを意識すると、スムーズに導入できます。
- 「ツールの目的を明確にする」
→ 何のために導入するのかをはっきりさせる（例：チームのタスクを整理したい、進捗を可視化したいなど）。 - 「チーム全員が使いやすいツールを選ぶ」
→ 操作が難しすぎると、結局誰も使わなくなります。無料トライアルで試すのがおすすめです。 - 「運用ルールを決める」
→ タスクの登録方法や優先度の付け方など、基本的なルールを決めておくと運用しやすくなります。
Q3：無料のタスク管理ツールでも十分に使える？
A：はい、基本的なタスク管理なら無料プランでも十分使えます。
多くのタスク管理ツールは無料プランを提供しており、小規模なチームや個人利用であれば問題なく使えます。
例えば、
- Trello や Todoist は、無料プランでも十分な機能が揃っています。
- Asana や ClickUp は、無料でもタスク管理ができますが、チームで使う場合は有料プランの方が便利です。
ただし、チームの規模が大きくなると、有料プランが必要になるケースもあります。例えば、「ガントチャートが必要」「タスクの自動化をしたい」「ストレージ容量を増やしたい」などの理由で、有料プランを検討する企業も多いです。
Q4：タスク管理ツールをチームに浸透させるにはどうしたらいい？
A：まずは「簡単なルール」からスタートし、徐々に慣れていくのがポイントです。
タスク管理ツールは導入しても、チーム全員が使わなければ意味がありません。以下の方法を試してみてください。
- シンプルなルールを設定する
→ 例：「タスクのタイトルは簡潔にする」「締切を必ず設定する」など。 - リーダーや管理職が率先して使う
→ 上層部が活用すると、チームメンバーも積極的に使うようになります。 - 定期的に運用ルールを見直す
→ 最初に決めたルールが使いづらい場合は、柔軟に変更していくことも重要です。
特に、株式会社HIKEでは「ITツールの導入支援」を行っており、「ツールを導入したけど、なかなか定着しない」という企業様へのサポートも提供しています。ツール選びから導入・運用までしっかり支援できますので、お悩みの方はぜひご相談ください。
Q5：タスク管理ツールを導入するのにおすすめのタイミングは？
A：「業務が複雑になってきたと感じたとき」がベストなタイミングです。
特に、以下のような状況に当てはまる場合は、タスク管理ツールの導入を検討する価値があります。
- プロジェクトの規模が大きくなり、進捗管理が難しくなってきた
- リモートワークが増え、チーム内の情報共有がスムーズにいかない
- タスクの抜け漏れや納期遅れが頻発している
- 紙やスプレッドシートでの管理に限界を感じている
タスク管理ツールは「業務の効率化」を目的としたものですが、ツールの導入には多少の学習コストがかかるため、できるだけ早めに導入し、運用を慣れさせることをおすすめします。
株式会社HIKEに頼むメリット
タスク管理ツールを導入することで、業務の効率化やチームの生産性向上が期待できます。しかし、「どのツールを選べばいいのか分からない」「導入しても定着しない」「社内のITリテラシーに不安がある」といった課題を抱える企業も多いのではないでしょうか？
そんなときに役立つのが、株式会社HIKEのタスク管理ツール導入支援サービスです。株式会社HIKEは、企業のIT化・デジタル化を支援するシステムコンサルティング会社として、70社以上の企業支援実績があります。ここでは、私たちに依頼するメリットについて詳しく解説します。
1. 企業ごとに最適なタスク管理ツールを提案
タスク管理ツールは、企業の規模や業務内容によって最適なものが異なります。
- 小規模チームなら Trello や Todoist
- プロジェクト管理が必要なら Asana や ClickUp
- 情報共有も重視するなら Notion
といったように、用途によって適したツールは変わります。株式会社HIKEでは、企業の現状をヒアリングし、最適なツールを提案します。
例えば、「タスク管理だけでなく、業務フロー全体を見直したい」という企業には、ClickUpを活用した業務の一元化を提案することも可能です。
2. 導入から運用定着までを伴走支援
タスク管理ツールは「導入するだけ」ではうまく機能しません。社内のメンバーがスムーズに使えるように、運用のルール作りや定着支援が必要です。
株式会社HIKEでは、導入支援だけでなく、実際に業務の中でツールを活用できるように定着支援も行っています。
具体的なサポート内容
| フェーズ | 支援内容 |
|---|---|
| ヒアリング | 企業の課題や業務フローを確認し、最適なツールを選定 |
| 導入支援 | 初期設定・カスタマイズ・トレーニングの実施 |
| 運用ルール作成 | タスクの登録ルールや通知設定などを整備 |
| 定着支援 | 社内での運用がスムーズに進むように継続サポート |
「導入したけど、社内で誰も使ってくれない…」という問題を防ぐために、社員向けのトレーニングやマニュアル作成などもサポートしています。
3. ITリテラシーに不安がある企業でも安心
タスク管理ツールは、ITに詳しくない社員にとって「難しそう」と感じることもあります。特に、これまでアナログな方法で管理していた企業では、デジタル化に対する抵抗があるかもしれません。
株式会社HIKEでは、専門用語を使わず、初心者にも分かりやすい説明を心がけています。例えば、社内研修では以下のようなステップでサポートを行います。
- 基本操作の説明（ボタンの使い方・タスクの追加方法など）
- 実際の業務に沿ったワークショップを実施
- よくあるトラブルやFAQを共有
このように、誰でも無理なくタスク管理ツールを使えるように支援するため、ITに詳しくない企業でも安心して導入できます。
4. 業務改善・DX化までサポート
タスク管理ツールは、単なる「ToDoリスト」ではなく、業務効率化の第一歩となるツールです。しかし、多くの企業はタスク管理の先にある「業務フローの最適化」や「DX化」に課題を抱えています。
株式会社HIKEでは、タスク管理ツールの導入をきっかけに、業務改善やDX（デジタルトランスフォーメーション）を支援することが可能です。
具体的なDX支援例
| 課題 | 提供するソリューション |
|---|---|
| タスクが属人化している | タスク管理ツール＋業務フローの見直し |
| 情報共有が非効率 | Notion や Asana を活用したナレッジ管理 |
| リモートワークの管理が難しい | タスク管理ツール＋クラウドツールの活用 |
| 業務が手作業で非効率 | RPA（業務自動化）ツールとの連携 |
単にツールを導入するだけでなく、企業の成長につながる業務改善を提案できるのが、株式会社HIKEの強みです。
5. 実績豊富＆安心のサポート
株式会社HIKEは、70社以上の企業支援実績があり、リピート率は90%以上です。支援実績には、中小企業から上場企業、官公庁、ラグジュアリーブランドまで幅広い業種が含まれています。
特に、以下のような企業に選ばれています。
✔ ITツールの導入経験がない企業
✔ リモートワークを導入したいが、管理が難しい企業
✔ タスク管理だけでなく、業務全体を見直したい企業
「単なるIT導入支援」ではなく、企業の課題に寄り添いながら、低価格＆高品質のサービスを提供できるのがHIKEの魅力です。
株式会社HIKEなら「導入して終わり」ではなく「成果が出るまで伴走支援」
タスク管理ツールを導入することで、業務の効率化やチームの生産性向上が期待できます。しかし、「どのツールを選べばいいか」「導入後に定着するか」といった課題を抱える企業も多いです。
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✅ 企業の業務に合った最適なツールを選定
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まとめと感想
ここまで、タスク管理ツールの基本から、おすすめツールの紹介、導入のポイント、そして株式会社HIKEに頼むメリットまで詳しく解説してきました。
タスク管理ツールは、個人の業務効率化はもちろん、チーム全体の生産性向上にもつながる非常に重要なツールです。しかし、ツールを導入するだけでは十分ではなく、適切に活用し、社内に定着させることが成功のカギとなります。
タスク管理ツールの導入で得られるメリット
今回の記事を振り返りながら、タスク管理ツールを導入することで得られるメリットをまとめてみましょう。
✅ 個人の業務効率が向上する
- タスクを「見える化」することで、何をすべきかが明確になる
- 優先順位をつけやすくなり、効率よく仕事を進められる
✅ チームの生産性がアップする
- 進捗状況が共有できるため、無駄なやり取りを減らせる
- タスクの担当者が明確になり、責任の所在がはっきりする
✅ 仕事の抜け漏れや納期遅れを防げる
- リマインダー機能や締切設定により、重要なタスクを忘れずに管理できる
✅ リモートワークにも対応できる
- オンラインでタスクを管理できるため、オフィスにいなくても円滑に仕事を進められる
タスク管理ツールを「定着させる」ことが成功のポイント
タスク管理ツールを導入しても、チームが活用しなければ意味がありません。実際、多くの企業で「導入したけど使われなくなった」というケースがあります。
そのために大切なのが、社内でツールを定着させる工夫です。
✅ シンプルな運用ルールを作る（タスクの登録方法を統一する）
✅ チーム全員が使いやすいツールを選ぶ（無駄な機能が多すぎると定着しない）
✅ リーダーが率先して活用する（チームの上層部が活用すれば、定着しやすい）
✅ 導入時にトレーニングを実施する（使い方をしっかり理解することが大切）
これらのポイントを押さえることで、ツールが「形だけのもの」にならず、実際に業務効率を上げることができます。
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執筆者
【公式】株式会社HIKE（ハイク） | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター
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