はじめまして！株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です。
私は日々、多くの企業様から「デジタル化を進めたいけど、何から始めればいいのかわからない」というご相談を受けています。特に中小企業の皆さまにとって、限られたリソースで効率的に成果を出すことが課題ではないでしょうか。
この記事では、初心者の方でもわかりやすいように「デジタル化を何から始めればいいのか？」について、具体的なステップやポイントをお伝えします。この記事読むことで、デジタル化の全体像がつかめるだけでなく、「当社に必要なデジタル化」が明確になるはずです。
私たち株式会社HIKEは、これまでに70社以上の企業様のデジタル化を支援してきました。この記事でも、そんな支援を通じて得た実例やノウハウを活用しながら解説します。ヒントが得られる内容になっておりますので、ぜひ最後までご覧ください！
このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です！
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DXに寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
第一部：デジタル化の基礎知識を理解しよう
デジタル化ってそもそも何？
デジタル化という言葉を耳にしたことはあっても、具体的に何を指しているのか、意外と知らない方が多いかもしれません。デジタル化とは、紙や手作業などアナログで行われていた業務をデジタル技術を使って効率化することを指します。
たとえば、以下のようなものがデジタル化の例です。
- 紙の書類をデータ化してクラウド上で共有
- 顧客情報をエクセルではなくCRMツールで一元管理
- リモート会議をZoomやMicrosoft Teamsで実現
これらはどれも業務効率化に貢献し、時間やコストの節約に繋がります。ですが、デジタル化は単なる技術導入だけでなく、企業全体の仕組みを見直し、業務フローを改善するプロセスでもあります。
中小企業にとってデジタル化が必要な理由
中小企業がデジタル化に取り組む理由にはいくつかの重要なポイントがあります。
- 業務の効率化
限られた人員やリソースでより多くの成果を出すためには、手作業や重複作業を減らす必要があります。デジタル化はその解決策として有効です。 - コスト削減
紙や郵送費、移動費などのアナログ業務にかかるコストが削減できます。例えば、クラウドサービスを活用すれば、物理的なファイル管理が不要になります。 - 競争力の強化
デジタル技術を活用することで、大企業と同じ土俵で競争できるようになります。デジタル化された業務フローやオンラインツールは、企業規模に関係なく成果を上げる力を持っています。 - 顧客満足度の向上
顧客とのコミュニケーションがスムーズになることで、より質の高いサービス提供が可能になります。たとえば、顧客管理ツール（CRM）を使えば、対応履歴を一目で確認でき、迅速なサポートが実現します。
デジタル化とDX（デジタルトランスフォーメーション）の違い
「デジタル化」と似た言葉に「DX（デジタルトランスフォーメーション）」があります。この2つはよく混同されますが、実は少し異なります。
| デジタル化 | DX（デジタルトランスフォーメーション） |
|---|---|
| 業務をデジタルツールで効率化 | ビジネスモデル全体を変革 |
| 短期的な改善に焦点 | 長期的な競争力強化に焦点 |
| 例：紙の書類をデータ化 | 例：新たなサービスをオンラインで展開 |
つまり、デジタル化はDXの第一歩です。中小企業では、いきなりDXに取り組むよりも、まずデジタル化から始めるのがおすすめです。
デジタル化の成功率を上げるポイント
デジタル化を進めるうえで重要なことは、「自社に合ったツールを選び、無理のない範囲で始める」ことです。大きな投資を伴う導入を行っても、現場が使いこなせなければ意味がありません。
私たち株式会社HIKEでは、こうした課題に対応するため、運用伴走支援を提供しています。初めてのデジタル化に戸惑うお客様でも、専門家がサポートすることでスムーズにスタートできるのです。
第二部：デジタル化を始めるときの具体的なステップ
デジタル化の進め方：何から始めればいい？
デジタル化を成功させるためには、闇雲にツールを導入するのではなく、計画的に進めることが重要です。以下に、具体的なステップをわかりやすく解説します。
1. 現状を把握する
まずは、自社の業務内容や課題を整理しましょう。具体的には、以下のポイントを洗い出すことが重要です。
- どの業務が手間取っているのか？（例：紙の書類管理、顧客情報の整理）
- 現状の業務フローで無駄が多い部分はどこか？
- 従業員や顧客が不便に感じている点は何か？
現状の課題を見える化することで、どこから手をつけるべきかが明確になります。
2. 目的を設定する
デジタル化を進める目的を明確にすることも大切です。「業務の効率化」や「コスト削減」だけでなく、具体的な目標を設定しましょう。
- 例：請求書発行の時間を50％削減する
- 例：顧客対応を迅速化してクレームを30％減らす
目的が具体的であるほど、関係者全員が同じ方向を向いて進めやすくなります。
3. ツールやサービスを選ぶ
次に、自社の目的に合ったデジタルツールやサービスを選びます。ただし、中小企業の場合、コストパフォーマンスが重要な要素です。ここでは、初心者でも使いやすいツールをいくつかご紹介します。
| 目的 | おすすめツール・サービス | 特徴 |
|---|---|---|
| 顧客管理（CRM） | Salesforce、HubSpot | 顧客情報の一元管理が可能 |
| 経費管理・会計業務 | freee、マネーフォワードクラウド | 経理の効率化に最適 |
| プロジェクト管理 | Trello、Asana、Notion | タスクの進捗管理が簡単 |
| クラウドストレージ（データ共有） | Google Drive、Dropbox | ドキュメント共有が楽々 |
重要なのは、自社の規模や課題に合ったツールを選ぶことです。高機能すぎて使いこなせないツールを導入しても効果が出にくいので注意しましょう。
4. 小さく始めて、徐々に広げる
デジタル化は一度に全てを変える必要はありません。まずは一部の業務で試験的に導入し、効果を検証します。
- 例：営業部門で顧客管理ツールを導入する
- 例：請求書発行だけをデジタル化してみる
その結果をもとに、他の部門や業務にも徐々に広げていくのがおすすめです。
5. 運用を定着させる
ツールを導入しただけではデジタル化は成功しません。従業員がツールを使いこなし、日々の業務に組み込むことが重要です。そのためには、研修やサポート体制が欠かせません。
成功事例：実際にデジタル化を進めた中小企業の例
事例1：物流会社A社のケース
課題：紙ベースの在庫管理が煩雑で、ミスが多発していた。
解決策：クラウド型在庫管理ツールを導入。
成果：在庫管理にかかる時間が40％削減され、ミスも激減。
事例2：飲食店B社のケース
課題：予約管理が手書きで対応しており、ダブルブッキングが発生していた。
解決策予約管理システムを導入し、顧客情報をデータ化。
成果：ダブルブッキングがゼロになり、リピーター率が20％向上。
第三部：デジタル化を進める際の注意点と失敗しないためのコツ
デジタル化で失敗しないための注意点
デジタル化は多くのメリットをもたらしますが、進め方を間違えると失敗するリスクもあります。ここでは、よくある失敗例とその回避方法を解説します。
1. 目的が不明確なまま進める
デジタル化に失敗する原因の一つに、「なんとなく始めた」ケースがあります。目的が曖昧だと、導入したツールが期待通りの成果を生まないことが多いです。
解決策：具体的なゴールを設定する
- 例：「業務効率を30％向上させる」
- 例：「顧客対応のスピードを平均20分短縮する」
ゴールが明確であれば、それを達成するための計画やツール選びもスムーズに進みます。
2. 過剰投資をしてしまう
高価なツールを導入すれば効果が上がると思いがちですが、実際には使いこなせずに無駄になってしまうケースが多いです。中小企業では、コストパフォーマンスが非常に重要です。
解決策：スモールスタートで始める
まずは無料プランや低価格のツールから始めてみましょう。必要に応じて段階的に機能を拡張する方法がリスクを最小限に抑えます。
3. 従業員の理解と協力が得られない
デジタル化の導入は、従業員に新しいツールや業務フローを習得してもらう必要があります。しかし、十分な説明やサポートがないと、「慣れた方法のほうがいい」と抵抗されることがあります。
解決策：従業員を巻き込む
- 導入前に説明会を開く
- 現場の意見を取り入れて選定を進める
- トレーニングを実施し、操作に慣れてもらう
4. 運用の定着化ができない
ツールを導入しても、それが現場で日常的に使われなければ意味がありません。
解決策：定着支援を活用する
株式会社HIKEのように「運用伴走支援」を提供するサービスを活用することで、ツールが現場に根付くまでしっかりサポートを受けることができます。
デジタル化を成功させるためのコツ
デジタル化をスムーズに進めるためには、いくつかの重要なポイントがあります。
1. 優先順位を明確にする
すべてを一度にデジタル化しようとすると混乱を招くことがあります。課題の中で最も影響が大きい部分を優先的に取り組むと、成果が出やすくなります。
- 例：まずは顧客管理から始める
- 例：次に会計業務を効率化する
2. 専門家のサポートを活用する
デジタル化のプロセスは、専門知識が必要になる場合があります。信頼できるパートナーと一緒に進めることで、時間とコストを節約できます。
株式会社HIKEでは、デジタルツールの導入から運用支援まで一貫してサポートを提供しています。初めてのデジタル化でも安心してお任せいただけます。
3. 柔軟に対応する
デジタル化の過程では、想定外の課題が発生することがあります。その際に、計画を見直しながら進める柔軟性が成功のカギとなります。
失敗例1：ツールの導入が目的化してしまったケース
ある企業では、高価なCRMツールを導入しましたが、従業員のスキルや業務フローに合わず、使われなくなってしまいました。
教訓：ツール選びは現場の意見を重視する
現場の業務に合ったツールを選ぶことが重要です。
失敗例2：サポート体制が不足していたケース
別の企業では、ツール導入後のサポートを受けず、トラブルが発生した際に対応が遅れ、結果的に生産性が低下しました。
教訓：サポート体制の有無を確認する
信頼できるサポートパートナーと連携することで、トラブルを迅速に解決できます。
よくある質問
ここでは、中小企業のデジタル化に関してよく寄せられる質問を5つ取り上げ、それぞれに分かりやすく回答していきます。
質問1：デジタル化とDX（デジタルトランスフォーメーション）はどう違うのですか？
回答：
デジタル化は、アナログ業務をデジタルツールを使って効率化することを指します。一方で、DX（デジタルトランスフォーメーション）は、単なる業務効率化にとどまらず、企業全体のビジネスモデルや提供価値を根本的に変革するプロセスを指します。
例えば、請求書のデジタル化は「デジタル化」ですが、オンライン請求システムを活用して顧客体験を向上させる新サービスを提供するのは「DX」に該当します。
質問2：デジタル化はどれくらいのコストがかかりますか？
回答：
導入するツールやサービスによってコストは異なりますが、中小企業では低コストで始められる選択肢が多く存在します。たとえば、Google Workspace（月額680円～）やSlack（無料プランあり）などが人気です。
また、クラウドサービスやSaaS（Software as a Service）の利用で初期費用を抑え、月額課金型で段階的に進める方法もおすすめです。具体的なコストは、導入するツールや企業の規模、目的によりますので、専門家に相談するのも良い方法です。
質問3：社員がITに詳しくなくてもデジタル化できますか？
回答：
もちろん可能です！多くのデジタルツールは初心者にも使いやすいインターフェースを持っていますし、トレーニングやサポートを活用することでスムーズに導入できます。
また、株式会社HIKEでは、デジタルツール導入後の操作説明や運用支援を行う「伴走支援サービス」を提供していますので、ITに詳しくない企業様でも安心して取り組むことができます。
質問4：まずはどの業務からデジタル化を始めればいいですか？
回答：
デジタル化を始める際には、以下の3つの基準で優先順位をつけると良いでしょう。
- 業務時間がかかっている作業（例：手作業での在庫管理や顧客情報管理）
- ミスが多発している業務（例：請求書作成や手書きのスケジュール管理）
- コスト削減効果が高い部分（例：紙や郵送費の削減）
これらに該当する業務からスタートすると、導入効果がすぐに実感でき、次のステップへのモチベーションも上がります。
質問5：デジタル化を外部に依頼するメリットは何ですか？
回答：
外部に依頼するメリットは以下の通りです。
- 専門知識を活用できる： ツール選定や導入のプロがサポートしてくれるので失敗が少ない。
- 時間の節約： 自社で試行錯誤するよりも、プロの支援でスムーズに導入できる。
- アフターサポートが充実： 例えば、株式会社HIKEでは、運用が現場に定着するまでの伴走支援を行っています。
自社だけで進めるのが不安な場合や、業務の負担を減らしたい場合には、外部の専門家に相談するのがおすすめです。
デジタル化のポイントをおさらい
この記事では、中小企業がデジタル化を始める際に必要な知識や具体的なステップをお伝えしました。
以下が、デジタル化の成功に向けて覚えておきたいポイントです。
- 現状を把握し、課題を明確にする
デジタル化は「どの部分を改善したいのか」を把握するところから始まります。具体的なゴール設定が重要です。 - 小さく始めて、段階的に広げる
無理なく導入できる範囲で始め、成果を確認しながら次のステップへ進むことが成功のカギです。 - 従業員を巻き込むこと
デジタル化を推進するには、従業員の協力が欠かせません。説明会やトレーニングを実施し、現場が使いやすいツールを選ぶことが大切です。 - 専門家のサポートを活用する
初めてのデジタル化でも、専門家の支援を受けることで効率的かつ確実に進められます。私たち株式会社HIKEは、これまで70社以上の支援実績があり、初めてのデジタル化でも安心してお任せいただけます。
株式会社HIKEを頼るメリット
デジタル化を進めるうえで、パートナー選びは非常に重要です。株式会社HIKEが提供するサービスは以下のような特徴があります。
- 低価格・高品質なサービス： 中小企業にも手の届く価格帯で、高い品質を提供します。
- 運用伴走支援： ツール導入後の運用が現場に定着するまで、専門家がしっかりサポートします。
- 豊富な支援実績： 上場企業から地方自治体まで幅広い分野で成功事例があります。
- リピート率90％以上： 高い顧客満足度を誇ります。
デジタル化の第一歩は不安なことも多いですが、専門家の力を借りれば安心して進められます。
もしこの記事を読んで「具体的に相談してみたい」と感じたら、ぜひ私たち株式会社HIKEにご連絡ください。
感想
私自身、広報として日々多くの企業様と接する中で、デジタル化の重要性を改めて実感しています。特に中小企業では、リソースの制約がある中で、効率的に成果を出すための取り組みが求められます。デジタル化はその強力な助けとなる手段です。この記事が、デジタル化への一歩を踏み出すきっかけになれば嬉しいです。
執筆者
【公式】株式会社HIKE（ハイク） | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc です。さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DXに寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
株式会社HIKE：コーポレートサイト
https://www.hike-inc.com/
コメント