業務効率化

低コストで業務を最適化！IT導入でプロセス改善を成功させる秘訣とは

はじめまして！株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です。

現代のビジネス環境では、業務プロセスの効率化が企業の成長に欠かせない要素となっています。特に、ITの活用による業務改善は、時間の節約、コスト削減、業務品質の向上に直結します。

しかし、　「どうやって業務プロセスを効率化すればよいのか」「どのITツールを導入すればよいのか」「現場に定着させるにはどうすればいいのか」など、多くの企業が悩んでいるのも事実です。

私自身、システムエンジニアとして企業のIT化を支援する中で、単にツールを導入するだけでは業務改善は実現しないと実感しています。

重要なのは、「現場の業務プロセスを深く理解し、最適なITツールを選定し、運用まで支援すること」。

このステップを適切に踏むことで、はじめて業務改善が成功します。

本記事では、

✅ 業務プロセスの基本と課題
✅ IT導入による業務改善の具体的な手法
✅ IT活用を成功させるためのポイント


を初心者の方にもわかりやすく解説していきます。

また、私が働く株式会社HIKEがどのように企業のIT化・DX推進をサポートしているのかもご紹介します。

これからIT活用を考えている方や、すでに導入したけれど効果を実感できていない方にも役立つ内容になっていますので、ぜひ最後まで読んでみてください！

このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です！

株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DX化に寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。

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目次（Contents）

第一部 – 業務プロセスとその課題

業務プロセスとは？

業務プロセスとは、企業の目標を達成するために行われる一連の業務の流れを指します。具体的には、商品の企画から販売、顧客対応、請求・会計処理まで、企業活動のすべてが業務プロセスに含まれます。

たとえば、製造業では「仕入れ → 生産 → 出荷 → 販売」、サービス業では「顧客問い合わせ → 提案 → 契約 → サービス提供 → アフターサポート」といった流れが業務プロセスにあたります。

業務プロセスを整理し、効率化することで、無駄を削減し、生産性を向上させることが可能です。しかし、多くの企業では、業務プロセスが整理されておらず、非効率な状態になっているケースが多く見られます。

業務プロセスに潜む課題

業務プロセスの非効率性には、以下のような課題が考えられます。

課題具体例
業務の属人化特定の担当者しか業務のやり方を知らず、他の人が対応できない
手作業が多すぎる紙の書類やExcel管理が中心で、データの入力・転記ミスが発生しやすい
システムがバラバラ複数のITツールを使っているが、連携ができておらずデータが分断されている
情報共有の遅れ社内での情報伝達が遅く、業務が滞りがち
業務フローの不透明さ誰がどの作業をしているのか分かりづらく、改善点を見つけにくい

こうした問題が積み重なると、業務の遅延、ミスの発生、コストの増加といった形で企業の競争力を低下させる要因になります。

ITを活用した業務改善の重要性

これらの課題を解決するためには、業務プロセスを見直し、ITツールを活用することが不可欠です。例えば、以下のような改善策が考えられます。

  • 業務の標準化 → 属人化を防ぐために、業務の手順をマニュアル化し、誰でも対応できるようにする
  • ペーパーレス化 → 書類の電子化やクラウド管理で、データの入力・検索を簡単にする
  • システム統合 → バラバラのITツールを統合し、データを一元管理する
  • 自動化 → ルーチン業務をRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で自動化し、人的リソースを削減する

しかし、単にITツールを導入するだけでは不十分です。重要なのは、現場の業務フローを理解し、ツールを適切に活用すること。

IT導入が失敗するケースの多くは、「ツールを導入したけれど、実際に使われない」「現場に合わずに業務が余計に複雑になった」といったものです。

まとめ

業務プロセスには多くの課題が存在し、そのまま放置すると企業の成長を妨げる要因となります。ITを活用することで業務改善を図ることができますが、ツール選定や運用定着が重要なポイントです。

第二部 – IT導入による業務改善の具体的な手法

IT導入が業務プロセス改善に与える影響

業務の効率化を進める上で、ITの導入は避けて通れません。なぜなら、ITツールを活用することで、作業時間の短縮、ミスの削減、業務の標準化が可能になるからです。


私自身、システムエンジニアとして多くの企業のDX推進を支援する中で、適切なITツールを導入することで生産性が飛躍的に向上したケースを何度も見てきました。

ここでは、具体的な業務改善の手法を、実際に効果が期待できるITツールとともに紹介します。

① 業務の自動化 – RPAの活用

RPA（Robotic Process Automation）とは、人間が行う定型業務をソフトウェアのロボットが自動化する技術のことです。たとえば、以下のような業務を自動化できます。

自動化できる業務具体的な例
データ入力作業Excelやシステムへのデータ入力、転記
定型レポート作成売上データを集計し、毎週のレポートを作成
メールの自動送信顧客への請求書やリマインドメールの送付
在庫管理在庫データをリアルタイムで更新し、欠品を防ぐ

導入するメリット

  • 人的ミスが減る
  • ルーチン業務の時間を削減できる
  • 人員リソースをより戦略的な業務に活用できる

「UiPath」「Automation Anywhere」「Blue Prism」などのRPAツールは、多くの企業で導入されています。特にバックオフィス業務の効率化において、RPAは非常に有効です。

② クラウドツールを活用した業務の効率化

クラウドツールの導入は、業務改善の第一歩です。従来のオンプレミス型のシステム（社内サーバーを用いたシステム）と比べ、クラウド型のツールには以下のメリットがあります。

クラウド型ツールのメリット説明
どこからでもアクセス可能在宅勤務や外出先からも業務ができる
リアルタイムで情報共有最新のデータをチームで即時共有できる
メンテナンス不要サーバー管理やバージョンアップが不要
コスト削減ハードウェアやシステムの維持費がかからない

次のようなツールが業務改善に役立ちます。

  • Google Workspace（旧G Suite）：ドキュメント管理やスケジュール管理をオンライン化
  • Slack / Microsoft Teams：社内コミュニケーションをスムーズにする
  • Notion / Confluence：情報共有を一元化し、ナレッジマネジメントを効率化
  • Salesforce / HubSpot：顧客管理（CRM）をデジタル化し、営業プロセスを最適化

導入するメリット

  • 業務の属人化を防ぎ、誰でも業務を引き継げる
  • 情報共有がスムーズになり、業務の停滞を防ぐ
  • クラウド上での共同編集により、作業時間を短縮

③ AIを活用した業務の最適化

最近では、AI技術を活用した業務改善も注目されています。AIは、データの分析、予測、意思決定の自動化に優れており、特に以下の業務で効果を発揮します。

AI活用が有効な業務具体的な活用方法
カスタマーサポートAIチャットボットで問い合わせ対応を自動化
売上予測過去データをもとに売上や需要を予測
異常検知不正アクセスやシステム異常をAIで検知
マーケティング顧客データを分析し、ターゲットごとに最適な広告を配信

特に「ChatGPT」などの生成AIを活用することで、FAQの自動応答、メールの自動作成、ドキュメント作成の補助など、多くの業務の効率化が可能になります。

導入するメリット

  • 人的コストを削減できる
  • 業務のスピードを向上できる
  • 精度の高いデータ分析が可能になる

④ ITツールを活用したタスク・プロジェクト管理

業務プロセスの効率化には、タスクやプロジェクトの管理が欠かせません。
プロジェクトが属人化すると、スケジュールの遅延や情報共有の不備が発生しやすくなります。

そこで活用したいのが、タスク管理ツールです。

ツール名特徴
Trello直感的なボード型のタスク管理が可能
Asanaチームでのプロジェクト進行を管理
Jiraソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツール
Monday.comカスタマイズ性が高い業務管理ツール

導入するメリット

  • 業務の可視化ができる
  • スケジュール管理が容易になる
  • チーム全体で進捗状況を把握できる

プロジェクトが円滑に進むことで、業務の停滞を防ぎ、よりスムーズな業務遂行が可能になります。

⑤ システム連携で業務をスムーズに

企業の多くは、複数のITツールを導入していますが、それらがバラバラで連携されていないケースが多いです。
これを解決するのが、**API連携やiPaaS（Integration Platform as a Service）**の活用です。

ツール連携の用途
Zapier異なるWebアプリを簡単に連携
Make（旧Integromat）ノーコードでワークフローを自動化
Workatoエンタープライズ向けの高度な連携

これらのツールを活用することで、異なるシステム同士のデータのやりとりがスムーズになり、業務の流れが途切れにくくなります。

まとめ

ITツールの活用により、業務の効率化や生産性向上が可能になります。
しかし、単に導入するだけではなく、「どの業務を改善したいのか」「どのツールが自社に合うのか」を見極め、適切に活用することが重要です。

関連記事：

IT活用で業務をスムーズに！初心者でもできる業務効率化の手順ガイド：
https://www.hike-inc.com/blog/beginners-business-efficiency/

業務効率化IT活用画像

第三部 – IT活用を成功させるためのポイント

IT導入が失敗する理由とは？

ITツールの導入がうまくいかないケースは意外と多く、その原因の多くは計画不足や運用の定着化が不十分なことにあります。例えば、以下のような課題がよく見られます。

失敗の原因説明
現場の業務に合っていない実際の業務フローを考慮せずに導入した結果、かえって手間が増える
従業員が使いこなせない使い方の教育が不十分で、定着せずに放置される
システムが複雑すぎる高機能なツールを導入したが、操作が難しく現場に馴染まない
導入目的が不明確「なんとなく流行っているから」と導入し、具体的な効果が測れない
サポート体制が不足IT担当者が少なく、トラブル発生時に迅速に対応できない

これらの課題を防ぐためには、IT導入の成功のためのポイントをしっかり押さえることが重要です。

IT導入を成功させるための5つのポイント

1. 業務フローを可視化し、課題を明確にする

まずは、現状の業務プロセスを整理し、どの部分を改善すべきかを明確にすることが重要です。
例えば、以下のような手順で進めるとスムーズです。

  1. 現状の業務フローを図式化する（例：業務フローチャート）
  2. 無駄な作業やボトルネックを特定する（例：同じデータを複数回入力する手間）
  3. ITツールで解決できる部分を洗い出す（例：Excelでの手作業をRPAで自動化）

このプロセスを経ることで、「何を改善するためにITツールを導入するのか」が明確になり、無駄なシステム導入を防ぐことができます。

2. 適切なITツールを選定する

業務課題が明確になったら、それに適したツールを選定します。ポイントは以下の3点です。

✅ 現場の業務に合っているか？
✅ 操作が簡単で、使いやすいか？
✅ 他のシステムと連携できるか？

例えば、以下のような業務に適したITツールを選ぶと良いでしょう。

業務改善の目的適したITツール
情報共有の強化Notion, Google Workspace, Microsoft Teams
プロジェクト管理Trello, Asana, Monday.com
RPAによる業務自動化UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism
営業の効率化（CRM）Salesforce, HubSpot
経費精算の効率化freee, Money Forward

導入前に無料トライアルやデモを活用し、実際に試してみることが大切です。

3. 従業員のITリテラシーを向上させる

ITツールを導入しても、それを使いこなせる人がいなければ意味がありません。そのため、ITリテラシーを向上させる施策が必要です。

  • ツールの操作マニュアルを作成する
  • 定期的な研修やワークショップを開催する
  • 社内でITリーダーを育成し、質問対応できる体制を作る

ITが苦手な社員向けに「使いやすい操作ガイド」を用意すると、現場への定着がスムーズになります。

4. スモールスタートで段階的に導入する

「いきなり全社でITツールを導入！」ではなく、まずは小規模な部署や業務で試験導入（PoC）を行い、改善点を洗い出すのがおすすめです。

✅ 小規模チームでテスト運用し、効果を検証する
✅ 課題が見つかったら改善しながら展開する
✅ 成功事例を社内に共有し、スムーズな導入を促進する

クラウド型のタスク管理ツール（AsanaやTrello）を最初に一部のプロジェクトで試し、フィードバックを得ながら全社展開する、といった手法が有効です。

5. 運用・改善を継続する

ITツールの導入はゴールではなく、スタートです。運用しながら、定期的に効果を振り返り、必要に応じて調整することが大切です。

  • KPI（重要業績指標）を設定し、導入の効果を測る
  • 現場からのフィードバックを収集し、改善につなげる
  • 定期的なアップデートやメンテナンスを行う

RPAツールを導入した場合、「手作業の時間がどれくらい削減されたか？」を定期的に分析し、さらなる業務改善につなげることができます。

まとめ

IT導入の成功には、計画的な業務整理、適切なツール選定、従業員の教育、段階的な導入、継続的な改善が欠かせません。
次の章では、IT導入に関してよくある質問とその答えを紹介していきます！

よくある質問と答え（Q&A）

Q1. ITツールを導入するだけで業務改善できますか？

A. いいえ、ITツールの導入だけでは業務改善は十分に実現できません。


ツールを入れるだけで自動的に業務が効率化するわけではなく、業務フローの見直しと社内の運用体制の整備が不可欠です。

例えば、クラウド型のタスク管理ツール（TrelloやAsana）を導入しても、業務フローが整理されていなければ、「どのタスクを誰がいつまでにやるのか？」が曖昧になり、結局ツールが活用されないままになることがあります。

成功のポイントは、業務プロセスの課題を特定し、ツールを適切に活用できる環境を整えることです。

そのためには、ツールの導入前に、

✅ 業務フローを整理する
✅ 適切なITツールを選定する
✅ 社員へのトレーニングを実施する
✅ 導入後の運用サポートを継続する

といった施策が必要になります。

Q2. ITツールの選定基準は何ですか？

A. ITツールを選ぶ際の重要な基準は以下の4つです。

選定基準詳細
業務に適しているか自社の業務フローに合った機能があるか
使いやすさ画面のデザインや使い心地が良く、操作性が直感的で、社員がスムーズに使えるか
他システムとの連携既存のITシステムとデータ連携が可能か
サポート体制導入後にトラブルが発生した際、十分なサポートを受けられるか

特に、「便利そうだから」「人気があるから」という理由だけで選ぶと、実際に現場で使われないケースが多くなります。

導入前に無料トライアルを試す、導入実績のある企業の事例を確認するなどの慎重な選定が必要です。

Q3. 小規模な会社でもITツールを導入するべきですか？

A. はい、むしろ小規模な会社こそITツールを活用すべきです。
なぜなら、ITツールを活用することで、少人数でも高い生産性を維持できるからです。

例えば、以下のような課題を持つ中小企業では、IT導入のメリットが大きいです。

課題解決できるITツール
業務の属人化Notion（マニュアル共有）、Google Drive（データ共有）
顧客管理が手間HubSpot（CRM）、Salesforce（営業支援）
人手不足で業務が回らないRPAツール（UiPath、Automation Anywhere）
経費管理が煩雑Money Forward、freee

これらのツールを導入することで、限られた人員でもスムーズに業務を進められるようになります。

Q4. IT導入後、社内でなかなか定着しません。どうすればいいですか？

A. 社員のITリテラシー向上と運用のサポート体制を整えることが重要です。


ツールが定着しない原因の多くは、「使い方がわからない」「これまでのやり方と違いすぎる」「誰もサポートしてくれない」といった心理的な壁です。

これを防ぐためには、


✅ 操作マニュアルやFAQを用意する
✅ IT担当者を決めて、困ったときにすぐに相談できる体制をつくる
✅ 定期的なフォローアップ研修を行う
✅ 成功事例を社内で共有し、ツールの利便性を実感させる


といった施策が有効です。

また、スモールスタートで導入し、小さな成功を積み重ねることで、社内のITリテラシーを少しずつ向上させることができます。

Q5. IT導入にはどのくらいのコストがかかりますか？

A. ツールの種類や導入規模によりますが、小規模なら月額1,000円程度から始められるものもあります。

以下に、主なITツールの費用目安をまとめました。

ツール価格帯（目安）備考
Google Workspace1,000円〜/月ドキュメント管理・ビデオ会議が可能
Slack無料〜850円/ユーザーチーム内のチャットツール
Trello無料〜5,000円/組織タスク管理・プロジェクト管理
Salesforce3,000円〜/月CRM・営業支援
UiPath (RPA)数万円〜業務自動化ツール

このように、低コストで導入できるツールも多いため、まずは無料プランや小規模プランから始めてみるのもおすすめです。

株式会社HIKEに頼むメリット

IT導入や業務改善を成功させるには、適切なツールの選定と業務にフィットする運用設計が不可欠です。しかし、これを自社だけで実現するのは簡単ではありません。


株式会社HIKEでは、業務のデジタル化・IT導入をトータルでサポートし、企業のDX推進をお手伝いしています。ここでは、HIKEに依頼するメリットを詳しく紹介します。

① 業務プロセスを深く分析し、最適なITソリューションを提案

ITツールを導入する前に、まず業務フローを詳細に分析し、どの部分を改善すべきかを明確にします。

HIKEの強みは、「IT導入ありき」ではなく、業務の本質的な課題を把握した上で最適なソリューションを選定することです。


✅ 業務が属人化している場合 → ワークフロー管理ツールを導入し、業務の標準化を促進

✅ 紙やExcelの管理が多い場合 → クラウドツールでデータの一元管理を実現

✅ 業務の手間を減らしたい場合 → RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で定型業務を自動化

このように、企業ごとの課題に合わせて最適な改善策を提案し、IT導入をスムーズに進めます。

② 低価格かつ高品質なIT支援を提供

IT導入には「コストがかかる」というイメージを持つ方も多いかもしれません。

しかし、HIKEは独自の「高度IT人材ネットワーク」を活用し、低価格で高品質なDX支援を実現しています。

✅ 大手ITベンダーに依頼すると高額になりがちなIT導入支援も、HIKEならリーズナブルに提供

✅ 専門知識を持つプロフェッショナルがプロジェクトに参加するため、高品質なIT導入を実現

✅ 導入だけでなく運用支援まで提供するため、長期的なコスト削減が可能

特に、コストを抑えながらも成果を出したい企業にとって、HIKEのIT支援は最適な選択肢です。

③ 導入後の運用サポートまで手厚くフォロー

ITツールを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。


HIKEでは、IT導入後の運用支援にも力を入れており、「定着化支援」までサポートします。


✅ ツールの使い方を社内向けにレクチャーし、スムーズに活用できるようサポート

✅ 業務フローの変更に伴う課題をヒアリングし、追加改善を提案

✅ 運用開始後のトラブルにも迅速に対応し、スムーズな業務移行を実現

「導入したけど誰も使わない…」「うまく運用できない…」というよくある課題を防ぐため、実際の業務に根付くまで継続的に伴走支援を行います。

④ 幅広い業種・企業規模に対応できる実績

HIKEはこれまでに70社以上の企業のIT導入・DX推進をサポートしてきました。


支援実績には、中小企業だけでなく、上場企業、官公庁、ラグジュアリーブランドなど、多岐にわたる業界が含まれます。

企業規模IT導入の課題HIKEの対応策
中小企業ITリテラシーの低さ、リソース不足シンプルで使いやすいクラウドツールを導入し、研修を実施
上場企業部門ごとに異なるツールを使用、データ管理が煩雑システム連携を最適化し、情報の一元管理を実現
官公庁・自治体セキュリティ要件が厳しく、クラウド導入が難しい法規制に準拠したシステム設計で、適切なIT環境を構築

多様な業界での知見を活かし、企業ごとのニーズに合ったIT導入を実現します。

お気軽にお問い合わせください

株式会社HIKEに「ITコンサルティング」を依頼することで、貴社のニーズを丁寧に汲み取り、最適なツール、運用方法をご提案します。その後も、伴走型のサポート体制により、安心して業務を任せることが可能です。業務効率化・ITシステムの導入ををご検討中の企業様は、ぜひHIKEのサービスを活用してみてください。お問い合わせはいつでも歓迎です！

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まとめと感想

業務のIT化は、企業の生産性を高める上で欠かせない要素です。しかし、適切なツールを選定し、運用に乗せるまでのプロセスが非常に重要です。

HIKEは、業務フローの分析からIT導入、運用定着まで一貫して支援し、企業のDX推進をサポートします。
✅ 低価格でIT導入を実現したい企業
✅ 専門知識のあるパートナーと一緒に業務改善を進めたい企業
✅ 導入後の運用支援までしっかりフォローしてほしい企業

にとって、HIKEのサービスは最適な選択肢です。

「業務の効率化を進めたいけど、何から始めたらいいか分からない…」とお悩みの方は、ぜひ一度、HIKEにご相談ください！

しかし、GASを業務に適用するには、適切な設計や運用が欠かせません。

執筆者

 【公式】株式会社HIKE（ハイク） | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター

株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc です。さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DXに寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。

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