はじめまして！株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です。
最近、「業務改善をしたいけれど、何から始めればいいのかわからない」「生産性向上のためにDXを導入したいけど、どう進めればいいの？」というお悩みをよく耳にします。特に中小企業や個人事業主の方にとって、ITツールの導入はハードルが高く感じられることも多いですよね。
しかし、適切な方法で業務改善を進めれば、大幅に生産性を向上させることができます。例えば、経済産業省のデータによると、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進した企業は、業務効率が 平均30%以上向上 したという結果も報告されています。これほどの効果が期待できるなら、今すぐにでも取り組みたくなりますよね。
本記事では、 業務改善の基本から、生産性を向上させる方法、具体的なITツールの活用方法 まで、初心者の方でもわかりやすく解説していきます。何から始めるべきか迷っている方も、この記事を読めば 「これならできそう！」 と思えるはずです。
このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です！
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DX化に寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
目次（Contents）
第一部：業務改善とは？基本の考え方と生産性向上の関係
業務改善とは？
業務改善とは、 企業や組織が業務の効率を高め、無駄を省きながら生産性を向上させるための取り組み のことです。単に「仕事を楽にする」だけではなく、 時間・コスト・労力を削減しながら、より高い成果を出せる仕組みを作る ことが目的です。
例えば、以下のような改善が業務改善に当てはまります。
✅ 手作業で行っていた業務を自動化（Excel作業のマクロ化、RPAツールの導入など）
✅ 社内の情報共有をスムーズにする（紙ベースのやり取りをデジタル化、クラウド活用）
✅ 業務プロセスを見直し、無駄を削減する（業務フローの最適化、不要な承認プロセスの削除）
こうした業務改善がうまく機能すると、 「業務のスピードが上がる」「社員の負担が減る」「コスト削減につながる」 という効果が生まれます。
業務改善と生産性向上の関係
業務改善を進めると、 結果的に生産性向上につながる というのが大きなポイントです。生産性とは、 投入した労力やコストに対して、どれだけの成果を得られるか を示す指標です。
例えば、 1時間あたりに処理できる案件数を増やす、同じコストでより多くの利益を生み出す ことができれば、会社全体の生産性は向上します。
業務改善と生産性向上の関係を、簡単な表で整理すると次のようになります。
| 業務改善の施策 | 生産性向上への影響 |
|---|---|
| 業務フローの見直し | 無駄な作業が減り、作業時間が短縮される |
| ITツールの導入 | 自動化により、人手を減らして効率UP |
| 業務の可視化 | 問題点を特定し、改善ポイントが明確に |
| デジタル化 | 紙の管理をなくし、データ検索が迅速に |
業務改善が必要なサインとは？
「自分の会社には業務改善が必要なの？」と疑問に思う方もいるかもしれません。以下の チェックリスト に当てはまる項目が多い場合、業務改善を進めるべきタイミングかもしれません。
✅ 毎日同じ作業を繰り返しているが、特に工夫されていない
✅ 書類作業が多く、手入力や転記のミスが多い
✅ 業務の進め方が人によって違い、属人化している
✅ 会議や報告業務が多く、本来の業務に集中できない
✅ 他部署との連携がうまくいかず、情報共有に時間がかかる
このような課題を抱えている企業では、 ITツールを活用したデジタル化や、業務フローの見直し を進めることで、 生産性を大きく向上させることが可能 です。
第一部のまとめ
業務改善とは 業務の無駄を省き、効率化することで生産性を向上させること です。そして、適切な方法で進めれば、 会社の利益を増やし、社員の負担を減らすことができる のです。
第二部：業務改善の進め方と、何から始めるべきか？
業務改善の基本ステップ
業務改善を進めるためには、 現状の業務を把握し、課題を特定し、適切な施策を導入する という流れが重要です。漠然と「業務を改善したい」と考えても、 どこから手をつければいいのか分からない という方も多いはず。そこで、具体的な 5つのステップ を紹介します。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ① 現状の業務を把握する | 現在の業務フローを洗い出し、無駄や非効率な部分を特定 |
| ② 課題を明確にする | 業務のどこに問題があるのかを整理し、改善の方向性を決める |
| ③ 解決策を検討する | ITツールの導入やプロセス変更など、最適な施策を選定 |
| ④ 実施・運用 | 施策を導入し、実際に業務フローを改善する |
| ⑤ 効果測定と改善 | 業務改善の効果を検証し、継続的に改善を行う |
ステップ①：現状の業務を把握する
まずは 現在の業務の流れを可視化 することが大切です。これを行うことで、 無駄な作業や属人化している業務を発見 できます。
例えば、以下のような業務が 非効率な状態 になっていることはありませんか？
✅ Excel管理が煩雑で、毎回手作業で更新している
✅ 社内の情報共有が紙ベースで、探すのに時間がかかる
✅ 報告書や承認フローが複雑で、業務が滞ることが多い
このような業務は ITツールを活用することで、スムーズに改善 できます。
ステップ②：課題を明確にする
業務の課題を整理する際には、 「なぜこの作業が時間がかかるのか？」 「この業務は本当に必要か？」といった視点で掘り下げることが重要です。
例えば、以下のように 問題の原因を深掘り することで、改善の方向性が見えてきます。
| 課題 | 原因の深掘り |
|---|---|
| 会議が多く、業務が進まない | 必要以上の会議が設定されている、会議のアジェンダが不明確 |
| 承認フローが長すぎる | 上司が複数人関与し、承認プロセスが複雑化している |
| 業務が属人化している | 作業マニュアルがなく、特定の人しかできない業務が多い |
ステップ③：解決策を検討する
業務改善には、 ツールの導入と業務フローの見直し の2つの方法があります。それぞれどのように進めるべきかを解説します。
✅ ITツールを活用する
現在、多くの企業が 業務のデジタル化 に取り組んでいます。例えば、以下のようなITツールを導入することで 業務を効率化 できます。
| 業務の課題 | 導入するITツールの例 |
|---|---|
| 社内の情報共有がうまくいかない | Slack、Microsoft Teams、LINE Works |
| 承認フローが煩雑 | kintone、ジョブカン |
| 顧客管理がバラバラ | Salesforce、HubSpot |
| 手作業のデータ入力が多い | RPA（UiPath、BizRobo!） |
✅ 業務フローを最適化する
ITツールを導入する前に、 業務の流れ自体を見直すことも重要 です。例えば、以下のような方法で 改善 できます。
✅ ムダな作業を削減する（例：重複した報告業務を一本化）
✅ 承認プロセスを短縮する（例：2段階承認を1段階に変更）
✅ 業務の標準化を進める（例：属人化を防ぐためにマニュアルを作成）
ステップ④：実施・運用
解決策が決まったら、実際に 業務改善を実施 します。しかし、 新しいツールを導入しても、社員が使いこなせなければ意味がありません。 そのため、 導入後の定着 を意識した運用が必要になります。
例えば、以下のような工夫をすることで、スムーズに導入できます。
✅ 小さく始める（まずは一部の部署で試験導入し、成功事例を作る）
✅ 社内研修を実施する（ツールの使い方をしっかりレクチャーする）
✅ フィードバックを受け取る（実際に使った社員の意見を聞き、改善する）
ステップ⑤：効果測定と継続的な改善
業務改善は 一度やって終わりではなく、継続的な改善が必要 です。導入した施策の効果を測定し、 必要に応じて修正を加える ことが大切です。
例えば、以下のようなKPI（重要業績評価指標）を設定し、定期的に評価するとよいでしょう。
| 評価指標（KPI） | 測定例 |
|---|---|
| 業務時間の削減率 | 業務ごとの作業時間を計測し、導入前後で比較 |
| エラー率の低減 | データ入力ミスやヒューマンエラーの発生率を測定 |
| コスト削減額 | 新システム導入後のコスト削減額を算出 |
第二部のまとめ
業務改善は 現状の把握 → 課題の整理 → 解決策の選定 → 実施 → 効果測定 というステップで進めると、より効果的に進めることができます。
✅ まずは現状の業務を見直し、ムダな作業を見つける
✅ ITツールの活用や業務フローの改善を組み合わせる
✅ 実施後は継続的に改善し、定着させることが重要
次の 「第三部」 では、 具体的にどのツールを導入すると効果的なのか？ について詳しく解説していきます！
関連記事：
IT化・デジタル化との違いは何？DX化の基礎知識と業務効率化のポイント：
https://www.hike-inc.com/blog/dx_it_digital/
第三部：生産性向上に役立つITツールと導入のポイント
ITツールを活用するメリット
業務改善を進める上で、 ITツールの活用は非常に効果的 です。なぜなら、ITツールを導入することで 業務の自動化・可視化・一元管理 が可能になり、無駄を大幅に削減できるからです。
例えば、 Microsoft Teams や Slack を活用すれば、社内コミュニケーションがスムーズになり、 会議やメールのやり取りを削減 できます。また、 RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツール を導入すれば、単純なデータ入力作業を自動化し、 作業時間を最大80%削減 することも可能です。
では、具体的にどのようなツールがあり、どの業務に適しているのかを見ていきましょう。
業務別・おすすめITツール
ITツールには様々な種類がありますが、 業務内容に応じて適切なものを選ぶ ことが大切です。ここでは 主要な業務ごとにおすすめのツール を紹介します。
| 業務内容 | 課題 | おすすめのITツール |
|---|---|---|
| 社内の情報共有 | メールが多すぎて情報が埋もれる | Slack, Microsoft Teams、LINE Works、ChatWork |
| プロジェクト管理 | タスクの進捗が把握しにくい | Trello, Asana, Backlog |
| 会計・経費管理 | 領収書処理や経費精算に時間がかかる | freee, マネーフォワードクラウド、楽楽清算 |
| 勤怠管理 | 勤怠の申請・管理が煩雑 | ジョブカン, KING OF TIME |
| データ入力作業 | 単純作業が多く、時間がかかる | UiPath, BizRobo!（RPA） |
これらのツールを活用することで、 業務を効率化し、社員の負担を軽減 することができます。
導入前に知っておきたいITツール選定のポイント
「どのITツールを導入すればいいのか？」と悩む方も多いかもしれません。選定時には 以下のポイントを押さえておくことが重要 です。
✅ 業務課題を明確にする
→ どの業務を改善したいのかを整理し、それに合ったツールを選ぶ
✅ シンプルな操作性を重視する
→ 現場の社員が使いこなせるかどうかを確認
✅ 導入コストと運用コストを考慮する
→ 導入費用だけでなく、ランニングコスト（サブスクリプション料金）もチェック
✅ サポート体制が整っているか確認
→ 使い方に困ったときに、十分なサポートを受けられるか
例えば、 中小企業がコストを抑えて業務改善を進めるなら、クラウド型のサブスクリプションサービス（SaaS） が便利です。初期費用を抑えながら、スモールスタートで導入できます。
ITツールを活用した業務改善の成功事例
実際に ITツールを導入し、業務改善を成功させた企業の事例 を紹介します。
🌟 事例：EC企業の業務改善（バックオフィス効率化）
あるEC企業では、手作業での注文管理や在庫管理が負担となり、社員の残業時間が増加していました。そこで、 「Shopify」 と 「freee会計」 を導入し、受注から会計処理までを自動化しました。その結果、 バックオフィスの作業時間が削減され、社員がより戦略的な業務に時間を使えるようになりました。
このように、 適切なITツールを選ぶことで、業務効率を大幅に向上させることが可能 です。
第三部のまとめ
ITツールを活用すれば、業務の効率化が進み 生産性を飛躍的に向上 させることができます。
✅ 業務課題に応じたITツールを選ぶことが重要
✅ コストや操作性を考慮し、現場の負担にならないものを選ぶ
✅ スモールスタートで導入し、定着を促すことが成功のカギ
よくある質問と答え
Q1: 業務改善を進めるためには、どのくらいの期間が必要ですか？
業務改善の 期間は、企業の規模や改善の内容によって異なります。小さな改善であれば数週間で効果を実感できる場合もありますが、大規模なシステム導入や業務フローの大幅な見直しが必要な場合は、 数ヶ月から半年以上かかることもあります。
例えば、 ITツールの導入や新しい業務フローの確立 には、試行錯誤や社員の教育が必要です。また、 ツールが社内に定着するまでに時間がかかる こともありますが、 徐々に効果が現れ、業務の効率化が進む ため、早い段階で小さな成果を確認することが可能です。
Q2: ITツールを導入するためには、専門的な知識が必要ですか？
一般的に、 ITツールを導入するためには専門的な知識は必ずしも必要ではありません。多くのツールは ユーザーフレンドリーで、直感的に操作できる設計 になっています。特にクラウド型ツールは、簡単に導入・運用できるものが多いです。
しかし、 ツールを選定する際には、どの機能が業務に最適かを理解する必要 があります。そのため、企業のIT担当者や専門家と連携して、最適なツール選定を行うことが重要です。
また、 株式会社HIKEのようなDX支援の専門家に相談することで、企業に合ったツールの導入がスムーズに進む ため、安心して業務改善を進めることができます。
Q3: 業務改善の効果を測定するための指標はどのように設定すれば良いですか？
業務改善の効果を測定するための指標（KPI）は、 企業の目標や改善したい業務の内容に基づいて設定する ことが大切です。以下は代表的なKPIの例です。
- 業務時間の削減率：改善前後の作業時間を比較して、どれだけ時間を短縮できたかを測定。
- エラー率の低減：手作業から自動化に切り替えた結果、エラーがどれだけ減少したか。
- コスト削減額：ツール導入後の運用コストや人件費がどれだけ削減できたか。
- 社員の満足度：業務の負担が減ったことで、社員の仕事に対する満足度が向上したか。
これらの指標を設定し、定期的に 成果を測定することで、業務改善の進捗を確認 することができます。
Q4: 業務改善を進めるためには、どのような社内体制が必要ですか？
業務改善を進めるためには、 トップダウンとボトムアップの両方のアプローチが重要 です。具体的には、
- 経営陣が改善に積極的に関与し、方針を示す
- 現場の社員が改善に関して意見を出し合い、実際の業務改善を提案する
このように、経営層と現場が連携して業務改善を進めることが成功の鍵となります。また、 業務改善の担当者を任命し、その役割に対してリソースを確保すること も重要です。
もし、社内に担当者が不足している場合、 株式会社HIKEのような専門のコンサルティング企業に支援を依頼 （BPO）すると、スムーズに進行できます。
Q5: 業務改善のために外部の支援を受けることのメリットは何ですか？
業務改善を外部の専門家に依頼することで、以下のような メリットがあります。
- 客観的な視点での課題発見：内部の視点だけでは見逃しがちな無駄や非効率な部分を指摘してもらえます。
- 専門知識の提供：ITツールの選定や業務フローの最適化に関する専門知識を活用できます。
- スムーズな導入と定着支援：外部の支援を受けることで、ツール導入や運用の際にスムーズに進められ、定着しやすくなります。
株式会社HIKEのような 専門家による支援を受けることで、業務改善がスムーズに進み、効率的に生産性を向上 させることが可能です。
関連記事：
IT活用で業務をスムーズに！初心者でもできる業務効率化の手順ガイド
https://www.hike-inc.com/blog/beginners-business-efficiency/
株式会社HIKEに頼むメリット
業務改善を進める際、 社内リソースだけで対応するのは難しい ことが多いです。特に、 ITツールの選定や導入、業務フローの最適化 には専門的な知識が必要となります。
株式会社HIKEに依頼することで、以下の メリット を得ることができます。
1. 専門的なアドバイスと支援
株式会社HIKEは IT化やデジタル化の専門家 です。企業の業務フローを分析し、最適な 業務改善策を提案 することができます。
「どの業務を改善すればいいのか？」
「どんなツールを導入すれば効果的か？」
といった悩みに対して、 的確なアドバイス を提供します。
2. 低価格で高品質なサービス
HIKEは 独自の高度IT人材ネットワーク を活用し、 低価格かつ高品質なサービス を提供しています。企業の予算に応じて、 最適なソリューションを選定し、コストを抑えながら最大限の効果を発揮できる業務改善を支援 します。
3. 運用・定着支援
ITツールを導入した後、 社内に定着しなければ意味がありません。
株式会社HIKEでは、導入支援だけでなく、 運用・定着のサポートも提供 しています。例えば、社員向けの 研修や運用マニュアルの作成、定着状況のフォローアップ など、スムーズな導入を支援します。
4. 豊富な支援実績と高いリピート率
株式会社HIKEは 70社以上の企業の業務改善をサポート しており、 リピート率は90%以上 という高い実績を誇ります。官公庁や上場企業、ラグジュアリーブランドなど、多岐にわたる業界の企業を支援しており、それぞれの業種に適した最適な業務改善策を提案できます。
5. クライアントとの密なヒアリングと柔軟な対応
業務改善には、企業ごとの 課題に応じたカスタマイズが必要 です。
株式会社HIKEでは、クライアントとの 丁寧なヒアリングを行い、具体的な要件定義を明確に することで、 本当に必要な改善策を提案 します。また、導入後のフィードバックをもとに 柔軟に対応できる体制 を整えているため、安心して業務改善を任せることができます。
株式会社HIKEの強みは、 「現場に即した業務改善の提案」「低価格で高品質なDX支援」「運用・定着までの伴走支援」 にあります。
業務改善を検討している企業は、 ぜひ株式会社HIKEにご相談ください！
お気軽にお問い合わせください
株式会社HIKEに「業務改善」を依頼することで、貴社のニーズを丁寧に汲み取り、最適なツール、運用方法をご提案します。その後も、伴走型のサポート体制により、安心して業務を任せることが可能です。業務改善・生産性向上・ITシステムの導入ををご検討中の企業様は、ぜひHIKEのサービスを活用してみてください。お問い合わせはいつでも歓迎です！
まとめと感想
業務改善を成功させるためには、 現状の業務を可視化し、課題を明確にした上で、最適な解決策を導入することが重要 です。そして、 ITツールを活用することで、業務の効率化や生産性向上が加速 します。
この記事では、 業務改善の基本的な進め方、ITツールの活用方法、効果的な改善のステップ について解説しました。
業務改善のポイントをおさらい
✅ 業務フローを可視化し、無駄を洗い出す
✅ 課題を明確にし、優先順位をつける
✅ 適切なITツールを導入し、業務を自動化・効率化する
✅ 効果を測定し、継続的に改善を行う
これらのステップを踏むことで、 企業の生産性向上が実現 できます。
株式会社HIKEが提供する業務改善サポート
業務改善は 一度やって終わりではなく、継続的な改善が求められる ものです。しかし、 何から始めればいいのか分からない、ツール選定に迷う、導入後の定着に不安がある という企業も多いのではないでしょうか？
株式会社HIKEでは、 企業ごとに最適な業務改善策を提案し、ITツールの導入支援から運用・定着までをサポート します。
経験豊富なコンサルタントが伴走支援を行うため、スムーズに業務改善を進めることが可能 です。
もし、 「業務をもっと効率化したい」「生産性を向上させたい」 と考えているなら、 ぜひ株式会社HIKEにご相談ください！
業務改善を進めて、より生産性の高い働き方を実現しましょう！
執筆者
【公式】株式会社HIKE（ハイク） | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc です。さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DXに寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
株式会社HIKE：コーポレートサイト
https://www.hike-inc.com/
コメント