はじめまして！株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です。
現代のビジネス環境では、 業務の効率化 は企業の成長に欠かせない要素となっています。
特に、人手不足や働き方改革が進む中で ITツールを活用した業務効率化 が注目されています。しかし、「業務効率化をしたいけど、何から始めればいいのかわからない…」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
実際、私もシステムエンジニアとして企業のIT化をサポートする中で、「ITツールを導入したけれど活用しきれていない」「導入後の運用が難しい」といった声を多く耳にしてきました。
業務効率化は 適切な手順 を踏むことで、ムダなコストを削減し、よりスムーズな業務運営を実現できます。
この記事では、業務効率化を進めるための具体的な手順とポイントを 初心者向けにわかりやすく 解説していきます。また、 IT活用の成功事例 や、業務効率化を支援する「株式会社HIKE」のサポート内容についてもご紹介します。
「業務効率化を進めたいけれど、どこから手をつけたらいいかわからない！」という方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です！
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DX化に寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
目次（Contents）
第一部：業務効率化の基本とメリット
業務効率化とは？
業務効率化とは、 業務プロセスのムダを削減し、より少ないリソースで高い成果を出すこと を指します。
単に「作業を速く終わらせる」だけでなく、「従業員の負担を軽減しつつ、より価値の高い仕事に集中できるようにする」ことが目的です。
業務効率化の代表的な方法として、以下のようなアプローチがあります。
- ITツールの活用：業務自動化ツールやクラウドサービスを導入する
- 業務フローの見直し：手作業のムダをなくし、業務プロセスを最適化する
- アウトソーシング：専門性の高い業務を外部のプロに委託する
- コミュニケーションの改善：無駄な会議やメールのやりとりを減らす
特に ITの活用 は、コストを抑えつつ大幅な業務改善が期待できるため、多くの企業が注目しています。
業務効率化のメリット
業務効率化を進めることで、 企業と従業員の両方に大きなメリット があります。
① コスト削減
ムダな作業や人件費を削減し、コストを最適化できます。例えば、紙の書類をデジタル化することで 印刷コスト を削減したり、経費精算システムを導入することで 処理時間を短縮 できます。
② 生産性の向上
繰り返しの単純作業を自動化することで、従業員は より価値の高い業務に集中 できるようになります。例えば、 営業活動にかかる資料作成を自動化することで、顧客対応により多くの時間を割くことが可能 になります。
③ 従業員の負担軽減
「定型業務が多くて、クリエイティブな業務に時間を割けない…」という悩みを持つ企業は多いです。 ITツールを導入することで、従業員の負担を減らし、働きやすい環境を整える ことができます。これにより、 ワークライフバランスが向上し、離職率の低下 にもつながります。
④ 競争力の強化
デジタル化が進む中で、業務効率化を進めた企業は 市場競争力を高めることができます。例えば、顧客対応を チャットボット に置き換えることで、迅速な対応が可能になり 顧客満足度の向上 につながります。
⑤ ミスの削減
手作業によるデータ入力や報告書作成では、どうしても ヒューマンエラー が発生しがちです。自動化ツールを導入することで、 入力ミスや集計ミスを防ぐ ことができます。
業務効率化の必要性を感じている企業の現状
近年、多くの企業が 業務効率化の必要性を感じている ものの、実際に取り組めている企業はまだまだ少ないのが現状です。
日本の企業の業務効率化に関するデータ（出典：総務省 情報通信白書より）
| 項目 | データ |
|---|---|
| 業務効率化に取り組んでいる企業の割合 | 約60%（2023年調査） |
| ITツールを導入している企業の割合 | 約45% |
| 業務効率化の成功率（IT導入企業） | 約75% |
| IT導入が進んでいない企業の理由 | 「何から始めればよいかわからない」 「導入コストが不安」 |
このデータからもわかるように、多くの企業が「業務効率化の重要性」を認識しているものの、「具体的な方法がわからない」という課題を抱えています。
株式会社HIKEの視点：企業の業務効率化をサポート
私が所属する 株式会社HIKE では、こうした企業の課題に対して、 ITツールの導入支援から、業務フローの見直し、運用サポートまで 一貫してサポートしています。
単にツールを導入するだけではなく、「どの業務をどう改善すればよいのか？」を 明確な戦略と手順で提案 し、企業ごとに最適な業務効率化を実現しています。
「業務効率化をしたいけれど、何から手をつければいいの？」と迷っている方は、 まずは業務の棚卸しから始めてみること をおすすめします。
第二部：業務効率化を進めるための具体的なステップ
業務効率化を進めるには、「何をどう改善すればいいのか」を明確にすることが大切です。ただやみくもにITツールを導入しても、かえって現場が混乱してしまうこともあります。
ここでは、 業務効率化を成功させるための具体的なステップ を解説します。
ステップ1：現状の業務を可視化する（業務の棚卸し）
業務効率化の第一歩は、「今の業務がどのように行われているのか」を 可視化すること です。
まず、次のような点をチェックしてみましょう。
- どの業務にどれくらいの時間がかかっているか？
- 無駄な作業や重複している業務はないか？
- 手作業が多い業務はどこか？
- 従業員がストレスを感じている業務はあるか？
例えば、営業チームが毎日1時間かけて手入力でレポートを作成している場合、それは デジタル化のチャンス です。
ツールを活用することで、レポート作成を自動化し、営業にもっと時間を割くことができます。
業務の棚卸しを行う方法
| 方法 | 内容 |
|---|---|
| 業務フローの作成 | 業務の流れをフローチャートで可視化する |
| 時間の記録 | 各業務にかかる時間を記録し、無駄を特定する |
| 従業員ヒアリング | 現場の声を聞き、問題点を把握する |
| チェックリスト作成 | 業務の課題をリストアップする |
業務フローを可視化することで、「この作業は本当に必要なのか？」といった改善のヒントが見えてきます。
ステップ2：改善すべきポイントを明確にする
業務の棚卸しが終わったら、次に「どこを改善すればよいのか」を特定します。
改善ポイントの見極めには、以下の視点が重要です。
- 「手作業が多く、自動化できる業務」はないか？
- 「繰り返し作業が多く、ルール化できる業務」はないか？
- 「コミュニケーションコストがかかる業務」はないか？
例えば、経費精算が すべて手入力 で行われている場合、「経費精算システム」を導入することで、申請・承認・経理処理を ワンクリックで完了 できるようになります。
ステップ3：ITツールの活用を検討する
改善ポイントが明確になったら、 ITツールの活用 を検討します。ここでは、業務効率化に役立つ代表的なITツールを紹介します。
業務効率化におすすめのITツール
| 業務分野 | ツールの例 | できること |
|---|---|---|
| タスク管理 | Trello、Asana | プロジェクト進行を可視化し、チームの作業を効率化 |
| 会計・経費精算 | freee、マネーフォワード、楽楽清算 | 経費精算や会計処理を自動化 |
| RPA（業務自動化） | UiPath、Power Automate | 手作業のルーチン業務を自動化 |
| コミュニケーション | Slack、Microsoft Teams、LINE Works | チャットで素早く情報共有 |
| 電子契約 | DocuSign、クラウドサイン | 契約書の締結をオンラインで完結 |
特に最近では、 RPA（Robotic Process Automation） を活用した業務効率化が注目されています。RPAを導入すれば、 データ入力・定型作業を自動化 でき、人の手をほとんど必要としなくなります。
関連記事：
RPAとは？業務効率化と業務改善を実現する最新活用法と成功事例：
https://www.hike-inc.com/blog/rpa-introduction/
ステップ4：業務効率化を実施し、運用・改善を繰り返す
ITツールを導入したら、それで終わりではありません。業務効率化は 導入後の運用と改善 が非常に重要です。
運用を成功させるためのポイント
- 従業員が使いこなせるように、研修を実施する
- 導入後のフィードバックを収集し、改善を加える
- 定期的に業務フローを見直し、より良い方法を検討する
例えば、株式会社HIKEでは、ITツール導入後も 運用サポートや定着支援 を行っており、 企業がITを使いこなせるように支援 しています。
せっかくITを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。そのため、 運用面までしっかりサポートすることが重要 なのです。
まとめ：業務効率化は段階的に進めることが成功の鍵
業務効率化を進めるには、 以下のステップを順番に進めること が重要です。
- 現状の業務を可視化（業務の棚卸し）
- 改善すべきポイントを特定する
- ITツールを活用する
- 運用しながら、改善を繰り返す
これらのステップを意識すれば、「何から始めればいいのか分からない…」という状態から脱却し、 スムーズに業務効率化を進めることができます。
第三部：業務効率化がもたらす社内の変化と従業員のエンゲージメント向上
業務効率化の目的は単に「時間を短縮する」ことだけではありません。企業全体の生産性向上に加えて、 従業員の満足度やエンゲージメントを高める ことも大きな成果のひとつです。
ここでは、業務効率化によって 企業内の環境がどのように変化するのか、そして 従業員がどのように働きやすくなるのか について詳しく解説します。
1. 業務効率化による社内のポジティブな変化
① 無駄な業務が削減され、従業員のストレスが軽減される
多くの企業では、従業員が「やらなくてもいい仕事」に多くの時間を費やしています。
例えば、 繰り返しのデータ入力や書類整理、会議のための資料作成など です。こうした業務は本来、自動化できるにも関わらず、手作業で行われているケースが少なくありません。
業務効率化によって、こうした 単純作業を減らすことができると、従業員のストレスが軽減 されます。
実際に、ITツールを導入してルーチンワークを自動化した企業では、従業員の負担が減り、 本来やるべき業務に集中できるようになった という声が多く聞かれます。
例えば、ある企業では、毎日1時間かかっていた経費精算をクラウド型のツールに移行したことで、業務時間が大幅に短縮され、従業員が「業務後の自由な時間を持てるようになった」と感じるようになりました。
このように、業務効率化は 時間の余裕を生み出し、働く環境を改善する 効果があります。
② コミュニケーションが円滑になり、チームワークが向上する
業務が非効率な状態では、社内のコミュニケーションも滞りがちです。例えば、情報共有がメールベースで行われている場合、
✅ 必要な情報を探すのに時間がかかる
✅ メールの返信待ちが発生し、仕事が遅れる
✅ チームメンバーとの連携がとりにくい
といった課題が生じます。
しかし、 コミュニケーションツール（SlackやMicrosoft Teamsなど）を導入し、情報共有をスムーズにすることで、チームの連携が強化されます。リアルタイムで情報交換ができるため、無駄な会議や報告作業が減り、業務のスピードが向上します。
また、リモートワークが普及している今、こうしたツールの活用は 従業員同士のつながりを強める 効果もあります。結果として、 社内の雰囲気がよくなり、働きやすい環境が生まれる のです。
③ 柔軟な働き方が可能になり、ワークライフバランスが向上する
業務効率化によって仕事の進め方がスムーズになると、従業員は 自分の働き方をより柔軟にコントロールできるようになります。
例えば、テレワークやフレックスタイム制度を導入する企業が増えていますが、 業務プロセスが整備されていなければ、かえって管理が煩雑になり、働きにくくなる こともあります。
しかし、業務効率化を進めることで、
✅ リモートワークでもスムーズに仕事ができる仕組みが整う
✅ ムダな業務が減り、働く時間を自由に調整できる
✅ 仕事とプライベートの両立がしやすくなる
といったメリットが生まれます。
例えば、ある企業では業務プロセスの見直しを行い、ペーパーレス化とクラウドツールの導入を進めた結果、従業員の在宅勤務率が向上し、 育児や介護と両立しながら働くことが可能 になりました。
このように、業務効率化は 企業にとっても、従業員にとってもプラスの影響 をもたらします。
2. 従業員のエンゲージメントが向上する理由
① 「やりがいのある仕事」に集中できる
業務効率化の最大のメリットは、従業員が 単純作業ではなく、本来やるべき価値の高い仕事に集中できること です。
例えば、営業担当者が「報告書作成」に多くの時間を取られている場合、その時間を「顧客対応」に充てることができれば、 売上向上につながるだけでなく、本人のモチベーションも向上 します。
企業側も、従業員のスキルを最大限に活かすために「どの業務を自動化し、どの業務にリソースを割くべきか」を見極めることが重要です。
② 成果が可視化され、達成感を得やすい
業務効率化によって、 業務の進捗や成果が明確になる ことで、従業員は「自分の仕事がどれだけ会社に貢献しているか」を実感しやすくなります。
例えば、タスク管理ツールを活用することで、
✅ 進捗がリアルタイムで分かる
✅ チーム全体の目標が共有される
✅ 達成した業務が可視化され、モチベーションにつながる
といったメリットがあります。
特に、フィードバックの仕組みを整えることで、 「頑張った仕事が正しく評価される」環境が生まれる ため、エンゲージメントの向上につながります。
③ 企業への信頼感が高まり、離職率が低下する
業務効率化を進めることで、「この会社で働き続けたい」と思う従業員が増えるのも大きなメリットです。従業員は、
✅ 働きやすい環境が整っている
✅ 無駄な仕事が減り、ストレスが少ない
✅ 企業が社員の成長をサポートしていると感じる
といった要素を重要視します。結果として、企業への信頼感が高まり、 離職率の低下 につながります。
まとめ：業務効率化は「企業と従業員の双方にメリットがある」
業務効率化は、単なるコスト削減や生産性向上だけでなく、
✅ 従業員の働きやすさが向上する
✅ 社内のコミュニケーションがスムーズになる
✅ ワークライフバランスが整い、エンゲージメントが向上する
✅ 仕事のやりがいが増し、離職率が低下する
といった 組織全体の改善 につながります。
よくある質問と答え
業務効率化に関心のある方から、よく寄せられる質問とその答えをまとめました。初めて業務効率化に取り組む方や、どのITツールを導入すべきか迷っている方の参考になれば幸いです。
Q1：業務効率化を進めるには、まず何から始めればいいですか？
A: 業務効率化の第一歩は、「現状の業務の可視化（業務の棚卸し）」です。
具体的には、以下の手順で 自社の業務を整理する ことをおすすめします。
- 現在の業務フローを整理する（どの業務がどのように行われているかを図解する）
- 時間がかかっている業務や、負担が大きい作業をリストアップする
- ITツールや自動化で改善できるポイントを洗い出す
例えば、経費精算に時間がかかっているなら、「クラウド経費精算システム」の導入を検討するなど、 具体的な解決策を考えていく ことが重要です。
Q2：ITツールを導入すれば、必ず業務効率化できるのでしょうか？
A: ITツールの導入は業務効率化の 手段のひとつ に過ぎません。ツールを導入するだけでは、不十分な場合もあります。
業務効率化を成功させるためには、
✅ 適切なツールを選定する（業務の課題に合ったツールを選ぶ）
✅ 従業員が使いこなせるように、研修やサポートを行う
✅ 導入後の運用ルールを整備し、定着させる
といった 運用の工夫 も必要です。
例えば、チャットツールを導入しても「使い方が定まっていない」「メールと併用して情報が分散してしまう」といった課題があると、かえって業務が煩雑になることもあります。
Q3：業務効率化を進めると、従業員の負担が増えることはありませんか？
A: 業務効率化の目的は、従業員の負担を減らし、働きやすい環境をつくること です。しかし、導入初期には「新しいやり方に慣れるまで時間がかかる」といった負担が発生することがあります。
これを防ぐために、
✅ 段階的に業務改善を進める（一気に変えず、小さな改善から始める）
✅ 従業員の意見を聞きながら進める（現場の課題を理解し、スムーズに導入する）
✅ 導入後も継続的にフォローし、改善を加えていく
といった対策をとることが大切です。 業務効率化は、現場の負担を増やさず、むしろ「楽になる」ことが前提 です。
Q4：コストを抑えて業務効率化を進める方法はありますか？
A: 低コストで業務効率化を進める方法はいくつかあります。
- 無料または低価格のツールを活用する
- タスク管理 → Trello（無料プランあり）
- チャットツール → Slack（無料プランあり）
- 会計ソフト → freeeやマネーフォワード（小規模事業者向けの安価なプランあり）
- すでに導入しているツールを最大限活用する
- 例えば、Microsoft 365を利用している企業なら、Microsoft Teams でコミュニケーションを強化できるため、新たにチャットツールを導入する必要がないケースもあります。
- 例えば、Microsoft 365を利用している企業なら、Microsoft Teams でコミュニケーションを強化できるため、新たにチャットツールを導入する必要がないケースもあります。
- 業務の「見直し」だけでも効率化できる
- 無駄な会議を減らす
- 定型業務をテンプレート化する
- 不要な業務を廃止する
このように、必ずしも「新しいツールを導入すること」が業務効率化の唯一の方法ではありません。 自社に合ったやり方を見つけることが重要 です。
Q5：業務効率化はどれくらいの期間で効果が出ますか？
A: 業務効率化の効果が現れるまでの期間は、改善する業務や導入するツールによって異なります。
| 改善内容 | 効果が出るまでの目安 |
|---|---|
| 無駄な会議の削減 | 1週間～即日 |
| チャットツールの導入 | 1～2ヶ月 |
| 経費精算システムの導入 | 2～3ヶ月 |
| RPA（業務自動化）の導入 | 3～6ヶ月 |
小さな改善であれば 即日～数週間 で効果を実感できますが、大規模な業務改善（システム導入など）は 3～6ヶ月程度 かかることもあります。重要なのは、焦らず継続的に改善を進めること です。
関連記事：
IT化・デジタル化との違いは何？DX化の基礎知識と業務効率化のポイント：
https://www.hike-inc.com/blog/dx_it_digital/
株式会社HIKEに頼むメリット
業務効率化を進めるには、自社に合った方法を見つけることが重要ですが、「どの業務を改善すべきか分からない」「ITツールを導入しても使いこなせるか不安」という企業も多いのが実情です。
株式会社HIKEでは、 業務の課題分析からITツールの導入・運用サポートまでをトータルで支援 し、企業の業務効率化を成功へ導きます。
株式会社HIKEに依頼する 具体的なメリット は、以下の通りです。
業務の可視化と課題分析を徹底
- まずは 業務の棚卸し を行い、どの業務にどれだけの時間がかかっているのか、無駄な作業がどこにあるのかを明確にします。
- 業務のボトルネックを特定し、優先順位をつけて 最適な改善策 を提案します。
ITツールの導入支援＆カスタマイズ提案
- 業務内容に合わせた 最適なITツール を選定し、導入をサポートします。
- 既存のシステムと連携させたり、 カスタマイズ対応 することで、より効果的な業務改善が可能です。
導入後の運用支援＆定着サポート
- ITツールを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。
- 株式会社HIKEでは、 運用ルールの策定や研修の実施 を通じて、スムーズな定着をサポートします。
- さらに、導入後も 運用状況を定期的にチェックし、継続的な改善 を行います。
低価格＆高品質な業務改善支援
- 高度なIT人材ネットワークを活用し、 コストを抑えつつ、質の高いサポートを提供 します。
- 過去70社以上のDX支援実績があり、 リピート率90%以上 を誇る信頼性の高いサービスを提供しています。
業務効率化だけでなく、企業の成長を支援
- 業務効率化は、単なるコスト削減ではなく 企業の競争力強化 にもつながります。
- 株式会社HIKEでは、業務改善を通じて 企業の成長戦略 をサポートし、持続的な発展を支援します。
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まとめと感想
業務効率化は、企業の成長にとって欠かせない要素です。
特に ITツールを活用した業務改善 は、コスト削減や生産性向上だけでなく、 従業員のエンゲージメント向上や働きやすい環境の整備 という観点からも非常に重要です。
本記事では、業務効率化を進めるためのステップや、そのメリットについて解説しました。
✅ 無駄な業務を削減し、従業員の負担を軽減
✅ コミュニケーションがスムーズになり、業務のスピードが向上
✅ ワークライフバランスが整い、エンゲージメントが向上
✅ 企業全体の成長につながる
しかし、業務効率化は 単にITツールを導入するだけでは成功しません。重要なのは、 業務の棚卸しを行い、どの業務を改善すべきか明確にすること、そして 導入したITツールをしっかりと活用できるようにすること です。
特に、多くの企業が「業務効率化を進めたいけれど、何から手をつけたらいいのか分からない」と感じています。
そうした場合、 専門家のサポートを活用することで、スムーズに業務改善を進めることが可能 です。
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執筆者
【公式】株式会社HIKE（ハイク） | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc です。さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DXに寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
株式会社HIKE：コーポレートサイト
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