非エンジニアでもOK！RPAで業務を自動化する方法を徹底解説

皆さん、こんにちは。「Excel作業に追われて残業が増える一方…」「単純作業なんだけど業務量が多すぎて本来やりたい仕事に集中できない…」こんな悩みを抱えていませんか？本記事では、そんな悩みを解決できる技術、RPAについてご紹介します。

はじめに：RPAでここまで変わる業務の未来

RPAとは？デジタル版の「アシスタントスタッフ」の誕生

RPA（Robotic Process Automation）とは、私たちが普段行うPC上の作業を、ソフトウェアロボットが代わりに行う技術のことです。簡単に言えば、デジタル版の「アシスタントスタッフ」です。

例えば、こんな驚くべき事例があります。

> ある経理部門では、毎月の請求書の処理に1人あたり20時間かかっていたのですが、RPAを導入した結果、その作業時間をなんと2時間に短縮させることに成功！残業時間を大幅に減らすことに成功したそうです。月末月初のみとスポットのタイミングで高い負荷のかかる業務は単純に担当者を増やして解決することが難しい問題です。そんな業務こそRPA導入がとても有効な施策のひとつだと言えます。

RPA導入のメリット：効率化の先にある未来

1. 業務効率化: 単純作業から解放され、創造的な仕事に集中できます。

2. 人材不足の解消: 1台のPCで複数の仕事をこなせるため、人手不足を補えます。

3. コスト削減: 長期的には人件費の削減につながります。

4. ヒューマンエラーの減少: ロボットは24時間365日、ミスなく作業を続けられます。

RPA導入の課題と対策

もちろん、導入には課題もあります。しかし、以下のポイントを押さえれば、スムーズな導入が可能です。

– 初期投資: 確かに初期費用はかかりますが、長期的なROIを考えれば十分にペイします。

– システム連携: 既存システムとの連携は重要です。専門家のアドバイスを受けながら進めましょう。

– RPA導入後の運用: 継続的な改善と管理が鍵です。定期的な見直しを忘れずにしましょう。

RPA導入が「簡単」と言われる理由

「RPA導入って、難しそう…」そう思う方は多いかもしれません。でも実は、RPAの導入は想像以上に簡単なんです。その理由をご紹介します。

ノーコード・ローコード開発：プログラミング知識不要！

RPAツールの多くは、「ノーコード」や「ローコード」で開発できます。つまり、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で自動化が可能なんです。

多くのRPAツールは「ドラッグ＆ドロップ」で操作できます。まるでパズルを組み立てるように、業務フローの作成ができるんです。

多様な業務への適用性：あなたの業務にもきっと使える！

RPAは様々な業務に適用することができます。特に以下のような作業は自動化することに向いています。

– データの入力・転記作業

– 定型レポートの作成

– システム間のデータ連携

– Web上からのデータ収集

例えば、ある企業の人事部門では採用応募者の情報をエクセルからデータベースに手動で入力していましたが、RPAの導入により、この作業を完全に自動化することができました。その結果、作業時間が大幅に削減でき、たまに発生してしまっていた入力ミスがゼロになりました。おかげで人事スタッフは採用戦略の立案など、より付加価値の高い業務に時間を使うことができるようになったそうです。

短期間での導入と効果測定：すぐに結果が見える！

RPAのもう一つの魅力は、導入から効果測定までのスピードです。多くの場合、数週間から数ヶ月程度で導入が完了し、すぐに効果を実感できます。

例えば、ある小売企業では、在庫管理業務にRPAを導入しました。導入からわずか1ヶ月で、在庫確認の時間が75%削減され、欠品率も大幅に改善されたそうです。

RPA導入のステップ：成功への5つの鍵

RPA導入は、計画的に進めることが成功の鍵です。以下の5つのステップを順に進めていきましょう。

1. 自動化候補業務の洗い出し

   – 業務分析ツールを使って、現状の業務フローを可視化

   – 自動化による効果が高い業務を優先的に選定

2. 最適なRPAツールの選定

   – 主要RPAツールの比較表

ツール名	特徴	向いている業務
UiPath	直感的なUI、豊富な機能	大規模・複雑な自動化
Blue Prism	セキュリティ重視、堅牢性	金融・医療など厳格な管理が必要な業務
Automation Anywhere	AIとの連携が強み	データ分析、予測モデリングを含む業務
マクロマン	価格面に強み	無料で使える、データ入力やデータ集積、分析業務
Power Automate	価格面に強み	microsoft社のRPAツール、導入実績が豊富

       – 選定基準のチェックリストの準備

3. ロボット（自動化プロセス）の設計と作成

   – プロセス設計のベストプラクティス紹介

   – テスト環境でのプロトタイプ作成手順

4. 本番環境でのテストと最終調整

   – 実際に使用する業務担当者（ユーザー）の受け入れテストの実施方法

   – パフォーマンス最適化のためのチューニングポイント

5. 本番稼働と継続的改善

   – モニタリングダッシュボードの設置

   – 定期的な見直しと適用範囲の拡張計画立案

各ステップの詳細や具体的なツールについては、以下のガイドもご参考にしてください

[RPA 導入実践ガイドブック（内閣官房情報通信技術（IT）総合戦略室）]

https://cio.go.jp/sites/default/files/uploads/documents/RPA-dounyu-jissen-guide_20210330.pdf

RPA導入のコストと投資効果：数字で見る効果

「RPAって本当に効果があるの？」そんな疑問にお答えするため、具体的な数字を交えてご説明します。

RPA導入の具体的なコスト内訳

RPAの導入コストは、企業規模や自動化の範囲によって大きく異なりますが、一般的には以下のような内訳になります：

1. 初期導入コスト

   – ライセンス費用：100万円～1000万円/年

   – 開発費用：50万円～500万円/プロセス

   – トレーニング費用：10万円～50万円/人

2. 運用コスト

   – 保守費用：初期導入コストの15～20%/年

   – アップグレード費用：不定期（大規模アップグレード時）

   – サポート費用：10万円～50万円/月

ROIの計算方法と評価指標（KPI）

RPAの投資効果を測定するには、以下のようなKPIを設定し、定期的に測定することが重要です。

1. 作業時間の削減率

2. エラー率の減少

3. 処理量の増加

4. コスト削減額

5. 従業員満足度の向上

RPA導入時のROIの簡単な計算式は以下の通りです。

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ROI = （売上ー売上原価ー投資額）÷ 投資額×100（%）

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RPA導入において、次のようなコストが発生します。

・初期導入コスト…RPA導入の初期にかかるコスト、機器レンタルコストやライセンス設定コスト

・運用コスト…毎月かかるRPAのライセンスコスト

・導入サポート費…システム構築を専門家に依頼する場合に必要となるコスト

これらのコストに対し、RPA導入によって得られた人件費の削減効果が大きければROIが高いと言えます。人件費削減効果は、自動化することによって得られた時間に、その作業に普段関わっている人の人件費を掛け合わせることで算出可能です。

人件費削減効果　＝　自動化によって得られた時間　×　作業者の人件費

例えば、年間の利益金額が1,000万円、投資金額が500万円の場合：

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ROI = 1,000万円 / 500万円 × 100% = 200%

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この場合、ROIは200%となり、投資額の2倍の効果があったことになります。自社の状況に合わせてROIを計算してみましょう。

RPA導入の注意点と押さえておきたいポイント

RPAは素晴らしい技術ですが、導入には注意が必要です。ここでは、よくある失敗例と、それを避けるためのベストプラクティスをご紹介します。

失敗例から学ぶ

1. 過度な期待: 「RPAを入れれば全てが自動化される」と思い込んでしまう。

   → 現実的な目標設定と段階的な導入が重要です。

2. 不適切な業務選定: 例外処理の多い複雑な業務から始めてしまう。

   → まずは単純で反復的な業務から始めましょう。

3. セキュリティ対策の不備: 重要データへのアクセス権限を適切に管理していない。

   → セキュリティポリシーの見直しと厳格な管理が必須です。

押さえておきたいポイントリスト

□　明確な目標とKPIの設定

□　経営層のサポート確保

□　複数部門の担当者から構成されたクロスファンクショナルなチーム編成

□　段階的な導入計画の策定

□　ユーザートレーニングの実施

□　定期的な効果測定と改善

あなたのRPA導入ジャーニー：次のステップ

ここまでRPAについて説明してきましたが、いよいよ実際の導入に向けて動き出す時です。以下のステップを参考に、RPA導入の検討を始めましょう。

1. RPA知識の深化

   – オンラインコースや書籍でRPAについてさらに学習する

   – RPA関連のセミナーやウェビナーに参加する

2. 社内での理解促進

   – 経営層向けのRPA導入プレゼンテーションを準備する

   – 部門横断的なRPA勉強会を開催する

3. パイロットプロジェクトの計画

   – 自動化候補業務を3つ選定し、優先順位をつける

   – 小規模なプロジェクトで試験的にRPAを導入する

4. RPAベンダーの選定

   – 複数のRPAベンダーにデモを依頼し、比較評価する

   – 自社のニーズに最適なRPAツールを選ぶ

5. 社内RPA人材の育成

   – RPA担当者を決め、専門的なトレーニングを受けさせる

   – 部門ごとにRPA推進リーダーを育成する

6. 継続的な改善と拡大

   – 定期的にRPA効果を測定し、改善点を洗い出す

   – 成功事例を社内で共有し、他部門への展開を検討する

RPAツールの導入を進めるにあたって

RPAの導入は、単なる業務効率化にとどまりません。組織全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）の第一歩となる可能性があります。RPAによって生まれた時間と資源を、より創造的で価値の高い業務に振り向けることで、組織全体の競争力を向上させることができます。

一歩ずつ着実に進めていけば、必ず成功にたどり着くはずです。もし準備段階からでも相談しながらプロジェクトを進めたい場合は以下のフォームからお気軽にお問い合わせください！

ネクストアクション（例）

– この記事を元に、自社のRPA導入ロードマップを作成してみましょう。

– 1週間以内に、最初の具体的なアクション（例：RPA勉強会の開催）を実行してみましょう。

– RPA関連の最新情報を定期的にチェックし、知識をアップデートし続けてみましょう。

業務プロセス改善は、より良い未来への道筋。一緒に、一歩ずつ進んでいきましょう。