業務効率化

事務業務の効率化!ITツール導入で生産性アップする方法とは?

はじめまして!株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です

みなさん、毎日の事務作業に追われていませんか?
「もっと効率よく仕事を進めたい」「手作業が多くてミスが増えてしまう」と感じている方も多いのではないでしょうか。

特に、バックオフィス業務や経理、総務などの事務作業は、細かいチェックや手作業が多く、負担がかかりがちです。これを解決するために、最近では ITツールを活用した業務効率化 が注目されています。

私自身、株式会社HIKEで広報を担当しながら、システムエンジニアとしても働いているので、日々の業務効率化には特に関心があります。これまで数多くの企業様のDX化をサポートしてきた経験からも、ITツールを導入することで 業務の生産性が大幅に向上する ことを実感しています。

本記事では、事務業務の効率化に関する基本的な考え方や、具体的なITツールの活用方法について、初心者の方にもわかりやすく解説していきます。

また、 「ITツールを導入するメリットって?」「どんなツールを選べばいいの?」 という疑問にもお答えしながら、株式会社HIKEのDX支援の特徴についてもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。


このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です!

株式会社HIKE(ハイク)| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DX化に寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。


目次(Contents)

第一部:事務業務の効率化がなぜ重要なのか?

事務業務効率化

事務作業にかかる時間、ムダになっていませんか?

毎日の事務作業に多くの時間を取られていませんか?
「この作業、本当に必要?」「もっと効率よくできないの?」と感じることはないでしょうか。

経理・総務・人事などのバックオフィス業務は、企業の運営に不可欠ですが、同時に時間がかかりやすく、手作業が多いのが特徴です。
例えば、以下のような事務作業に膨大な時間を取られているケースがよくあります。

  • 請求書の発行や管理(Excelを使って手入力、ミスが多発)
  • 書類の整理やファイリング(紙の書類が多く、検索に時間がかかる)
  • 経費精算の確認・処理(レシートを一枚ずつチェック、手入力で管理)
  • 勤怠管理やシフト調整(手作業で計算、打刻漏れの修正が頻繁に発生)

実は、これらの作業の多くは ITツールを活用することで劇的に効率化できる のです。

事務作業のムダを放置すると起こる問題

事務業務のムダを削減せずにそのままにしておくと、企業全体の生産性にも悪影響を及ぼします。以下のような問題が発生しやすくなります。

問題影響
作業時間の増加ルーチンワークに時間を取られ、他の業務に手が回らなくなる
ヒューマンエラーの増加手入力ミスや計算ミスが発生し、業務のやり直しが発生
コストの増加人件費が増え、残業が増えることで企業の負担が増加
従業員のストレス増加繰り返し作業が多く、仕事のモチベーションが低下

特に、 「Excelでの手作業」「紙の書類管理」「メールベースのやりとり」 は、時間と労力を浪費しやすい業務の代表例です。
こうした業務を効率化することで、企業全体の生産性を高め、従業員の働きやすさを向上させることができます。

事務業務の効率化で得られる3つのメリット

事務業務を効率化することで、企業にとって以下のようなメリットが得られます。

  1. 生産性の向上
    • 業務の自動化により、ルーチンワークを削減
    • 本来の業務に集中できる環境を整える
  2. コスト削減
    • 人件費や残業代の削減
    • 不要な紙の印刷や郵送費を削減
  3. 従業員の働きやすさ向上
    • 作業負担が減り、ストレスが軽減
    • ミスが減ることで仕事の質が向上

例えば、クラウド型の経費精算システムを導入することで、 手作業での入力やチェックが不要になり、経費処理の時間が50%以上削減 されたという企業もあります。

このように、事務業務の効率化は 企業の成長に直結する重要な施策 なのです。

事務業務の効率化は今すぐ始められる!

「効率化」と聞くと、大がかりなシステム導入を想像するかもしれませんが、 実は今すぐに始められることもたくさんあります
例えば、以下のような方法で簡単に業務を効率化できます。

タスク管理ツール(Trello、Notion、Asanaなど)を導入
経費精算システム(楽楽精算、freee経費精算など)を活用
クラウドストレージ(Google Drive、Dropbox)で書類管理
社内の業務マニュアルをデジタル化し、検索しやすくする

事務作業にかかる時間を削減することは、 企業の競争力向上にもつながります
「時間が足りない」「業務が煩雑になっている」と感じている方は、 まずは一つの業務を効率化することから始めてみましょう!

第二部:事務業務を効率化する具体的な方法

事務業務効率化

事務業務の効率化はどこから始めるべき?

「事務業務を効率化したいけれど、何から始めればいいかわからない…」という方も多いのではないでしょうか?

業務効率化の第一歩は、 「何がムダになっているのか?」を明確にすること です。

以下のようなステップで、現状を整理しながら、業務の見直しを進めてみましょう。

1. まずは業務の棚卸しをする

事務作業の中には、 本当に必要な業務と、不要な業務が混在している ことがあります。
まずは、現在の業務を一覧にして、 「削減できる業務」「自動化できる業務」「見直すべき業務」 に分類してみましょう。

業務の棚卸しチェックリスト

✅ 毎日、時間がかかる業務は何か?
✅ 繰り返しの作業が多い業務はどれか?
✅ 手作業で行っているため、ミスが発生しやすい業務はあるか?
✅ 紙の書類や手書きの作業が多い業務はどれか?
✅ 社内でのやり取りが非効率になっている業務はあるか?

このように、まずは 「どの業務が非効率なのか?」を洗い出す ことで、改善すべきポイントが明確になります。

2. ITツールを活用して業務を自動化する

手作業が多い事務業務は、 ITツールを活用することで自動化 できます。
具体的には、以下のようなツールを導入することで、大幅に業務効率を向上させることが可能です。

業務活用できるツール効率化のポイント
経費精算楽楽精算、freee経費精算手入力不要、領収書の写真を撮るだけ
勤怠管理ジョブカン、KING OF TIME出退勤を自動記録、シフト管理も簡単
タスク管理Trello、Asana、Notion進捗を見える化、チームで共有しやすい
文書管理Google Drive、Dropbox書類をデジタル化、ペーパーレス化
請求書管理マネーフォワードクラウド請求書自動で請求書を作成・送付

例えば、経費精算を 「Excel管理→クラウドツール導入」 に切り替えるだけで、 月10時間以上の作業削減 が可能になります。
ツールを導入することで、手作業を減らし、業務をスムーズに進めることができます。

3. ペーパーレス化を進める

紙の書類を管理するのは手間がかかるだけでなく、 検索性が悪く、業務のスピードを落とす要因 になっています。
ペーパーレス化を進めることで、書類の管理を簡単にし、事務作業を効率化できます。

契約書・請求書はデジタル管理に切り替える(クラウドサイン、電子請求書ツールを活用)
社内の報告書・稟議書はオンラインフォームにする(Googleフォームや社内システムを活用)
郵送・FAXを減らし、メールやオンライン共有に統一する

紙の書類を削減することで、オフィスのスペースも確保でき、作業のスピードアップにもつながります。

4. 業務フローを見直し、ルールを統一する

ITツールを導入するだけでなく、 業務フローそのものを見直すことも重要 です。
例えば、以下のような見直しを行うことで、より効率的に仕事ができるようになります。

ルーチン業務をマニュアル化(誰でも同じ手順で作業できるようにする)
社内の承認フローを簡素化(不要なハンコ文化をなくし、オンライン承認に)
業務の役割分担を見直し、無駄な作業を減らす

例えば、「社内稟議の承認に1週間かかる」という場合、承認フローを簡素化するだけで スムーズに意思決定ができるようになります

5. 外部の専門家にサポートを依頼する

「社内で業務効率化を進めるのが難しい」「何から手をつければいいかわからない」という場合、 外部の専門家にサポートを依頼するのも一つの手 です。

例えば、株式会社HIKEでは、 企業の業務効率化を支援するDXコンサルティング を提供しています。
業務フローの改善提案
最適なITツールの選定・導入サポート
ツール導入後の運用支援、定着化サポート

「どんなツールを選べばいいのかわからない」「導入後に使いこなせるか不安」という場合でも、専門家のアドバイスを受けながら進めることで、失敗なくスムーズに導入できます。

事務業務の効率化は、少しずつ進めるのがポイント!

一気にすべての業務を効率化しようとすると、かえって混乱を招くこともあります。
まずは、 「一番負担になっている業務」から優先的に改善する ことをおすすめします。

例えば、
経費精算が大変なら、まずはクラウド経費精算システムを導入
社内の情報共有が非効率なら、タスク管理ツールを活用
紙の書類が多いなら、電子化を進める

このように、 一つずつ改善していくことで、着実に業務効率化を進めることができます


関連記事:

IT活用で業務をスムーズに!初心者でもできる業務効率化の手順ガイド
https://www.hike-inc.com/blog/beginners-business-efficiency/

業務効率化IT活用画像

第三部:事務業務の効率化に役立つ具体的なITツール

事務業務効率化

業務効率化にはツールの活用が不可欠!

事務業務の効率化を進めるためには、「ITツールの活用」が欠かせません。
ただ、「どんなツールを導入すればいいの?」「種類が多すぎて選べない…」という悩みもよく聞きます。

そこで、この章では 業務効率化に役立つ具体的なITツールをカテゴリごとに紹介 します!

1. 経費精算を効率化するツール

経費精算は手作業で行うと 時間がかかる上にミスが発生しやすい業務 です。
クラウド型の経費精算ツールを活用すれば、 レシートの撮影だけで自動入力 され、管理の手間を大幅に削減できます。

ツール名特徴
楽楽精算スマホで領収書を撮影するだけで自動入力、承認フローも簡単に
freee経費精算クレジットカード明細と連携可能、自動仕訳機能も充実
マネーフォワードクラウド経費交通費や交際費の精算がスムーズ、企業規模を問わず導入可能

例えば、 Excelで経費精算をしていた企業が「楽楽精算」を導入することで、月10時間以上の業務時間を削減 したケースもあります。

2. 勤怠管理を効率化するツール

従業員の出退勤やシフト管理を紙やExcelで行うのは、ミスや入力漏れの原因になります。
クラウド型の勤怠管理ツールを活用することで、 リアルタイムで出退勤を記録し、シフト調整もスムーズに なります。

ツール名特徴
ジョブカン勤怠管理ICカード打刻やスマホ打刻が可能、シンプルなUI
KING OF TIME自動計算機能付き、残業や有給休暇の管理も楽々
freee人事労務給与計算や年末調整とも連携可能、クラウド上で完結

例えば、「ジョブカン勤怠管理」を導入した企業では、 タイムカード集計の時間を80%削減 できたそうです。

3. タスク管理を効率化するツール

「どの業務を誰が担当しているのかわからない…」
「進捗状況が共有されていない…」
こうした課題を解決するのが、 タスク管理ツール です。

ツール名特徴
Trelloボード形式でタスクを管理、ドラッグ&ドロップで直感的に操作可能
Asanaプロジェクト全体の進捗を管理しやすい、大規模チーム向け
Notionドキュメントやデータベースと連携可能、自由度の高い管理ができる

例えば、「Trello」を導入した企業では、 社内の業務進捗を可視化することで、無駄な会議が減り、1日あたりの作業時間を30%削減 できたそうです。

4. 文書管理を効率化するツール

紙の書類を探すのに時間がかかったり、社内での共有がスムーズにできなかったりする場合は、 クラウド型の文書管理ツール を活用しましょう。

ツール名特徴
Google Driveどこからでもアクセス可能、複数人での同時編集が可能
Dropbox高速なファイル共有、オフラインでもアクセス可能
Boxセキュリティ重視の企業向け、アクセス権限の細かい設定が可能

例えば、「Google Drive」を活用することで、 社内のペーパーレス化を進め、資料検索の時間を1日30分削減 できた企業もあります。

5. 請求書発行・管理を効率化するツール

請求書の作成や送付を手作業で行っていると、 ミスが発生しやすく、業務負担も大きくなります
クラウド型の請求書管理ツールを導入すれば、 自動で請求書を作成し、送付までワンクリックで完了 できます。

ツール名特徴
マネーフォワードクラウド請求書自動作成・送付が可能、入金管理も一括でできる
freee請求書取引先ごとにカスタマイズ可能、クラウド会計と連携
楽楽明細電子請求書に対応、紙の請求書の郵送も自動化

例えば、「マネーフォワードクラウド請求書」を導入した企業では、 請求書作成の時間を70%削減 できたケースもあります。

ツール選びのポイント

「どのツールを選べばいいかわからない…」という場合は、以下のポイントを参考にしましょう。

自社の業務に合った機能があるか?(必要な機能だけを選ぶ)
他のツールと連携できるか?(会計ソフトや勤怠管理システムとの互換性)
コストパフォーマンスは適正か?(無料プランやトライアルがあると◎)
導入後のサポートが充実しているか?(運用時に困ったときの対応)

業務効率化のために、最適なツールを導入しよう!

事務業務の効率化は、「業務の棚卸し」→「ITツールの導入」という流れで進めるとスムーズです。
すべての業務を一気に効率化するのは難しいので、 「一番負担になっている業務」から優先的に改善すること がポイントです。

株式会社HIKEでは、 企業ごとに最適なITツールの選定・導入をサポート しています。
「どのツールが自社に合うかわからない」「導入しても運用できるか不安」という方は、ぜひお気軽にご相談ください!

よくある質問と答え(Q&A)

事務業務効率化

事務業務の効率化について、多くの企業が抱える疑問や不安にお答えします。

Q1. 事務業務の効率化を進めたいのですが、まず何から始めればいいですか?

A. まずは「業務の棚卸し」から始めましょう!

事務業務の効率化を進める前に、 「どの業務にムダがあるのか?」を明確にすることが重要 です。
業務の棚卸しをする際には、以下のポイントをチェックしましょう。

✅ 繰り返しの作業が多くないか?
✅ 手作業が多く、ミスが発生しやすい業務はないか?
✅ 社内のやり取りがスムーズに行われているか?
✅ 紙の書類が多く、検索や管理に手間がかかっていないか?

このように 「何が課題なのか?」を可視化 することで、効率化すべき業務が明確になります。

Q2. ITツールを導入するメリットは?コストがかかるのでは?

A. ITツールを導入することで、長期的にコスト削減が可能になります!

ITツールを導入すると、最初に導入費用や月額料金がかかることがありますが、
長期的には業務時間の削減や人的コストの削減につながり、大幅なコストカット につながります。

例えば、経費精算ツールを導入すると、
✅ 手作業による入力ミスがなくなり、確認作業の時間を削減
✅ 自動化によって、業務時間が 50%以上短縮
✅ 紙の領収書の管理が不要になり、ペーパーレス化が進む

このように、ITツールの導入は 単なるコストではなく、投資として考えるべき です。

Q3. 事務業務の効率化を進めると、従業員の負担が増えませんか?

A. むしろ、従業員の負担は減ります!

「ITツールを導入すると、使いこなすのが大変なのでは?」と不安に思う方もいますが、
むしろ、適切なツールを導入することで、従業員の負担は減ります。

例えば、
手入力が減ることで、作業時間の短縮
自動化により、ミスが減少
シンプルなツールを選べば、導入後すぐに使える

最近のITツールは、 直感的に使えるものが多く、初心者でも簡単に利用できる ようになっています。
また、導入時に 操作研修 を実施することで、スムーズに定着させることができます。

Q4. 小規模な企業でも事務業務の効率化は必要ですか?

A. 小規模企業こそ、効率化のメリットが大きいです!

大企業に比べて、 少人数で業務をこなす必要がある中小企業では、業務効率化の影響が特に大きい です。

例えば、
✅ 3名で事務業務を担当していた企業が、業務効率化により2名で対応可能に
✅ 一人当たりの負担が減り、本来の業務に集中できる時間が増える
✅ 残業時間の削減につながり、コストカットにも効果的

特に クラウド型のツールは、小規模企業でも導入しやすく、初期費用も抑えられる ため、おすすめです。

Q5. 株式会社HIKEに依頼すると、どんなサポートを受けられますか?

A. 株式会社HIKEでは、業務効率化に必要な「導入から運用定着」までサポートします!

株式会社HIKEでは、 企業ごとの業務課題を分析し、最適なソリューションを提案 します。
導入後も、 「ツールの使い方がわからない…」「社内で定着しない…」 という課題を解決できるよう、以下のようなサポートを提供しています。

業務フローの見直し・最適化(ムダな作業を減らすためのアドバイス)
最適なITツールの選定・導入支援(どのツールが自社に最適かを選定)
導入後の運用サポート(定着までしっかりサポート)

実際に、HIKEの支援を受けた企業では、
「事務作業の工数が30%削減」「業務スピードが向上し、顧客対応がスムーズになった」 という声が多数あります。

「どこから手をつければいいかわからない…」という方は、ぜひHIKEにご相談ください!

株式会社HIKEに頼むメリット

事務業務効率化

事務業務の効率化、どこに頼めばいいの?

「業務を効率化したいけれど、社内で進めるのは難しそう…」
「ITツールを導入しても、運用がうまくいくか不安…」

そんなお悩みをお持ちの方におすすめなのが 株式会社HIKEの業務効率化支援サービス です。
HIKEは 70社以上の企業にDX支援を行い、90%以上の高いリピート率 を誇るシステムコンサルティング会社です。
では、なぜHIKEに依頼すると良いのか?そのメリットを詳しくご紹介します!

1. ITツールの選定から導入、運用までフルサポート!

事務業務の効率化を進めるためには、適切なITツールの導入が欠かせません。
しかし、「どのツールを選べばいいかわからない」「導入しても運用できるか不安」と感じる方も多いのではないでしょうか?

株式会社HIKEでは、以下のような流れで、最適なITツールの導入をサポートします。

業務課題のヒアリング(どの業務を効率化すべきか分析)
最適なITツールの選定(企業の規模や業種に合ったツールを提案)
ツール導入支援(初期設定や運用ルールの整備)
定着化サポート(社内研修やマニュアル作成のサポート)

例えば、経費精算を効率化したい企業には、 「楽楽精算」や「freee経費精算」などのツールを比較し、最適なものを提案 します。
さらに、導入後も 社内でツールがスムーズに運用できるように、定着化までしっかりサポート するのがHIKEの強みです。

2. 「業務の見直し」から支援!無駄を徹底的に削減

ITツールを導入するだけでは、業務効率化は成功しません。
そもそも、 業務フローそのものにムダがある場合、ツールを導入しても根本的な改善にはならない からです。

株式会社HIKEでは、まず 業務フローを徹底的に分析 し、以下のような改善を提案します。

不要な手作業を削減(手入力を減らし、自動化を促進)
承認フローの簡素化(不要な確認作業を削減し、スピードアップ)
業務の役割分担を見直し(1人に業務が集中しないように調整)

例えば、経理業務の承認フローを見直し、不要なハンコ文化をなくしたことで、
請求書処理のスピードが2倍になった という事例もあります。

HIKEでは、 「ツールありき」ではなく、「業務改善ありき」の視点でサポート するため、
本当に効果のある業務効率化が実現できます。

3. 低コスト・高品質な支援!リピート率90%以上の理由

株式会社HIKEの強みのひとつが、
「低価格・高品質」なサービスを実現していること です。

HIKEでは、独自の 高度IT人材ネットワーク を活用し、
企業の業務効率化を リーズナブルな価格で支援 することが可能です。

ムダなコストをかけずに、最適なITツールを導入
導入後の運用サポートも充実し、長期的に活用できる
定着まで支援するため、「導入して終わり」にならない

その結果、HIKEのクライアント企業の 90%以上がリピート契約 をしており、
「業務が本当に楽になった!」と高い評価を得ています。

4. 企業規模や業種に応じた最適な提案が可能

事務業務の効率化といっても、 企業の規模や業種によって最適な方法は異なります

例えば、
中小企業 → クラウドツールを活用し、コストを抑えながら効率化
大企業 → 業務システムの統合や、部門間の業務フロー改善
官公庁・自治体 → セキュリティを考慮したITツールの導入

HIKEでは、 これまで70社以上の企業に支援実績があるため、業種・業界に応じた最適な業務改善が可能 です。

「ウチの業界に合った効率化ってあるの?」という疑問にも、しっかり対応できます!

5. DX・デジタル化のパートナーとして長期的に支援

業務効率化は、 一度やって終わりではなく、継続的に改善していくことが大切 です。

株式会社HIKEでは、ITツールの導入支援だけでなく、
導入後の効果測定(どれだけ業務が改善されたか分析)
新しい業務課題に応じた改善提案(環境の変化に対応)
長期的な運用サポート(定期的なフォローアップ)

といった形で、 「ITを活用した業務改善」を継続的にサポート します。

「導入して終わり」ではなく、 「成果が出るまでしっかり伴走」 するのがHIKEの特徴です!

株式会社HIKEで、業務効率化を成功させましょう!

事務業務の効率化を進めるなら、
「ITツールの導入」+「業務フローの改善」+「運用のサポート」が重要です。

株式会社HIKEでは、
企業ごとに最適なツールを選定
業務のムダを徹底的に見直し、最適化
導入後の定着化までサポート

することで、 本当に効果のある業務効率化を実現 します!

「どこから手をつければいいかわからない…」という方も、
まずは 無料相談 から始めてみませんか?


お気軽にお問い合わせください

株式会社HIKEに「ITコンサルティング」を依頼することで、貴社のニーズを丁寧に汲み取り、最適なツール、運用方法をご提案します。その後も、伴走型のサポート体制により、安心して業務を任せることが可能です。業務効率化・ITシステムの導入ををご検討中の企業様は、ぜひHIKEのサービスを活用してみてください。お問い合わせはいつでも歓迎です!


まとめと感想

事務業務効率化

事務業務の効率化は、企業の成長に直結する!

ここまで、事務業務の効率化の重要性や具体的な方法、さらにはITツールの活用と株式会社HIKEに依頼するメリットについて詳しく解説してきました。
業務効率化を進めることで、 生産性向上・コスト削減・従業員の負担軽減 という大きなメリットが得られます。

また、業務効率化は 単なる「業務改善」ではなく、企業の競争力向上にもつながる重要な施策 です。
例えば、
事務作業を削減することで、より本質的な業務に集中できる
従業員の働きやすさが向上し、定着率やモチベーションがアップ
顧客対応のスピードが向上し、企業の評価が高まる

など、多方面に良い影響を与えます。

業務効率化の成功のカギは「適切なツール選び」と「継続的な運用」

事務業務の効率化を進める際に、 「とりあえずツールを導入すれば解決する」 と思われがちですが、
本当に効果を出すためには、 ツール導入だけでなく、業務フローの見直しや運用の定着化が重要 です。

導入前に業務のムダをしっかり分析すること
自社に合ったITツールを選ぶこと
導入後も継続的に運用し、改善を続けること

この3つを意識して進めることで、効果的な業務効率化を実現できます。

株式会社HIKEが「最適な業務効率化」をサポートします!

株式会社HIKEでは、企業ごとの課題に合わせて、 最適な業務効率化のプランを提案 しています。

「どの業務を効率化すればいいかわからない…」業務フローの見直しをサポート
「どのITツールを選べばいいかわからない…」最適なツールの選定・導入を支援
「ツールを導入しても、うまく活用できるか不安…」運用サポートと定着支援

私たちの強みは、ITツールの導入だけでなく、業務全体の見直しから定着支援までトータルでサポート できることです。

「業務効率化を始めたい!」と思ったら…

まずは、 小さな一歩から始めることが大切 です。
「とりあえず無料相談をしてみる」だけでも、 現状の課題を整理する良いきっかけ になります。


執筆者

 【公式】株式会社HIKE(ハイク) | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター

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