はじめまして！株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です。
皆さんは、業務改善と聞くと何を思い浮かべますか？「業務を効率化したいけど、どこから手をつければいいかわからない…」「ITツールを導入したのに、うまく使いこなせていない…」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
そんなときに役立つのが 「マニュアル作成」 です！正しいマニュアルがあれば、業務の標準化が進み、作業ミスの削減や業務効率の向上につながります。さらに、ITツールを活用すれば、より簡単にマニュアルを作成・管理できるようになります。
この記事では、 マニュアル作成がなぜ業務改善に効果的なのか、ITを活用した効率的なマニュアル作成の方法、そして株式会社HIKEがどのようにサポートできるのか を詳しく解説していきます。
初心者の方でもわかりやすいように丁寧に説明していくので、ぜひ最後まで読んでみてください！
このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です！
株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DX化に寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。
目次（Contents）
第一部：なぜ業務改善にはマニュアル作成が重要なのか？
業務改善を成功させるためには、まず 「業務の標準化」 が必要です。標準化が進んでいない職場では、同じ業務を担当する人によって手順がバラバラだったり、作業の品質に差が出たりすることがあります。
そこで役立つのが マニュアル作成 です。ここでは、マニュアル作成が業務改善にどのように貢献するのかを解説します。
1. マニュアル作成で業務の属人化を防ぐ
業務の 「属人化」 とは、一部の特定の人しか業務を理解しておらず、担当者が休んだり退職したりすると業務が滞る状態を指します。このような状態が続くと、組織の生産性が低下し、新人の育成にも時間がかかってしまいます。
マニュアルを作成することで、業務の進め方が 「誰でもわかる」 状態になり、担当者が変わってもスムーズに引き継ぐことができます。
特に 業務手順を具体的に図やスクリーンショット付きで解説 すると、経験の浅い社員でも簡単に理解できます。
2. 作業ミスを減らし、品質を安定させる
マニュアルがない職場では、「言葉で説明しただけ」「先輩を見て覚える」といった 属人的な方法 で業務を学ぶことが多くなります。しかし、これでは 新人がミスをしたり、作業のクオリティが人によってバラついたり する可能性が高くなります。
例えば、経理業務で「振込処理」の手順がマニュアル化されていない場合、
- Aさん：「この取引はAの方法で処理する」
- Bさん：「同じ取引だけどBの方法で処理する」
といった 手順の違いが発生し、トラブルの原因 になることがあります。マニュアルを作成し、業務フローを統一することで、こうしたミスを未然に防ぎ、業務の品質を安定させることができます。
3. 業務の効率化につながる
マニュアルが整備されていると、社員が業務を スムーズに進められる ようになります。例えば、新人が入社した際も、「この業務のやり方を教えてください」と何度も質問する必要がなくなります。先輩社員も教育にかかる時間を削減できるため、業務全体の生産性が向上します。
さらに、最近では ITツールを活用してマニュアル作成を自動化・効率化 する企業が増えています。例えば、
✅ Helpfeel Cosenseや Notion を使えば、オンラインで簡単にマニュアルを共有可能
✅ 動画マニュアルツール（Teachme Bizなど） を活用すれば、視覚的に分かりやすい手順を共有できる
といった方法で、従来の紙ベースのマニュアルより さらに実用的で分かりやすい ものが作れるのです。
4. ITツールと組み合わせることで、さらに効果を発揮
紙のマニュアルでは更新が難しく、「最新情報が反映されていない」ことがよくあります。しかし、 ITツールを活用すれば、マニュアルの更新も簡単 です。たとえば、GoogleドキュメントやConfluenceなどのツールを使えば、リアルタイムでマニュアルを編集し、最新の情報を常に保つことができます。
ITツール×マニュアル作成 による業務改善のポイントは次のとおりです。
| 課題 | ITツールを活用した解決策 |
|---|---|
| マニュアルが古くなる | クラウド上でリアルタイム更新可能 |
| 文章だけだと分かりにくい | 画像や動画を活用して直感的に理解しやすくする |
| 紙のマニュアルは管理が大変 | クラウド管理でどこからでもアクセス可能 |
こうした仕組みを導入することで、 業務改善がスムーズに進み、社員の負担も軽減 されます。
マニュアル作成は、業務の属人化を防ぎ、ミスを減らし、効率を高める強力な手段です。特に ITツールと組み合わせることで、さらに業務改善の効果を発揮 します。
株式会社HIKEでは、こうした ITを活用したマニュアル作成・業務改善のサポート を行っていますので、「どうすれば業務がスムーズになるか？」と悩んでいる企業の方は、ぜひご相談ください！
第二部：ITツールを活用したマニュアル作成の具体的な手順
前回の章では、マニュアル作成が業務改善においてなぜ重要なのかを解説しました。今回は、 ITツールを活用して効率的にマニュアルを作成する方法 を具体的に説明していきます。
従来の紙ベースのマニュアル作成と比べて、 クラウドツールや動画コンテンツを活用することで、より直感的で分かりやすいマニュアルを作る ことができます。
1. マニュアル作成の基本ステップ
まず、マニュアル作成の流れを確認しておきましょう。どの業務にも共通する基本的な手順は、以下の4つです。
- 目的を明確にする（誰が、どんな業務を行うためのマニュアルなのか）
- 情報を整理する（業務の流れを分解し、手順ごとにまとめる）
- ツールを使って作成する（文章、画像、動画を使い、わかりやすくまとめる）
- フィードバックを得て改善する（実際に使ってもらい、改良を重ねる）
これらのステップをITツールを活用しながら効率化することで、 わかりやすく、管理しやすいマニュアルを作成 できます。
2. マニュアル作成に適したITツールの紹介
マニュアル作成に適したITツールには、 テキストベースのツール、動画マニュアルツール、クラウド型ドキュメント管理ツール などがあります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
（1）テキストベースのマニュアル作成ツール
テキストベースのマニュアルは、 業務フローや操作手順を文章と画像で説明する形式 です。従来の紙のマニュアルと似ていますが、 クラウドで管理できる点 がメリットです。
✅ Googleドキュメント
→ 無料で使え、リアルタイム編集が可能。チーム内で簡単に共有できる。
✅ Notion
→ テキスト・画像・動画を自由に組み合わせてマニュアルを作成できる。検索機能が優れている。
✅ Helpfeel Cosense
→ ノートをリンクでつなげられるため、業務フローが複雑な場合に便利。
（2）動画マニュアル作成ツール
動画を使ったマニュアルは、 作業手順を視覚的に伝えられる ため、 操作が難しいソフトウェアや業務フローの説明 に最適です。
✅ Teachme Biz（有料）
→ 業務マニュアルを動画で作成・管理できるツール。手順を画像とテキスト付きで解説可能。
✅ Loom（無料プランあり）
→ 画面録画と顔出し説明を同時にできる。簡単な操作手順の解説に便利。
✅ Vidyard（無料プランあり）
→ 画面共有しながら動画解説が可能。営業資料やプレゼン用マニュアルにも活用できる。
（3）クラウド型ドキュメント管理ツール
マニュアルを組織全体で一元管理したい場合は、クラウド型のツールが便利です。チーム全員がリアルタイムでアクセスし、編集できるため、 最新の情報を維持しやすい というメリットがあります。
✅ Confluence（有料プランあり）
→ 企業向けのナレッジマネジメントツール。マニュアルの階層化やタグ管理がしやすい。
✅ Google Drive（無料）
→ ドキュメント、スプレッドシート、スライドを一括管理できる。アクセス権限を細かく設定可能。
✅ SharePoint（Microsoft 365内）
→ 社内ポータルとしてマニュアルを管理できる。Office製品と連携しやすい。
3. ITツールを活用したマニュアル作成の流れ
ここでは、 「Googleドキュメント」+「Loom（動画解説）」を使ってマニュアルを作成する ケースを例に、具体的な流れを解説します。
ステップ1：業務フローを洗い出す
まず、マニュアルを作成する業務の 全体の流れを整理 します。例えば、社内で使う経費精算システムのマニュアルを作る場合、以下のような流れになります。
① 経費の入力方法
② 領収書のアップロード手順
③ 上長の承認フロー
④ 支払い処理の進め方
業務フローを 細かく分解 し、それぞれの手順ごとにマニュアルを作成します。
ステップ2：Googleドキュメントでテキストマニュアルを作成
次に、Googleドキュメントを使って 文章ベースのマニュアル を作成します。
このとき、 以下のポイントを押さえておくと、より分かりやすいマニュアルになります。
✅ 画像を多く使う（スクリーンショットを貼ることで直感的に理解できる）
✅ ステップごとに番号をつける（手順が明確になる）
✅ FAQを加える（よくある質問を記載し、自己解決できるようにする）
ステップ3：Loomで動画マニュアルを作成
文章だけでは伝わりにくい操作手順については、 Loomを使って画面録画動画を作成 します。
例えば、
✅ 実際の操作画面を映しながら説明
✅ カーソルの動きを見せながら解説
✅ 音声で補足説明を加える
といった方法で、 視覚的に分かりやすいマニュアル を作成できます。
Loomで録画した動画のリンクを Googleドキュメント内に埋め込む ことで、文章と動画を組み合わせたハイブリッドなマニュアルが完成します。
4. ITツールを活用したマニュアルのメリット
ITツールを活用したマニュアル作成には、以下のようなメリットがあります。
| 従来の紙マニュアル | ITツールを活用したマニュアル |
|---|---|
| 更新が面倒で手間がかかる | クラウドで簡単に編集・更新可能 |
| 画像や動画が使えない | 動画やスクリーンショットを活用可能 |
| 閲覧できるのは社内だけ | クラウドでどこからでもアクセス可能 |
| 紙の保管が必要で管理が大変 | デジタル化され、検索機能で素早く情報取得可能 |
関連記事：
業務改善の第一歩！何から始める？生産性向上のための具体策とは
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第三部：マニュアルを活用した業務改善の成功ポイントと実践方法
ここまで、 ITツールを活用したマニュアル作成の具体的な方法 について解説しました。今回は、実際に マニュアルを業務改善に活かすためのポイント や マニュアルを定着させる方法 について詳しく説明していきます。
せっかくマニュアルを作成しても、それが適切に運用されなければ意味がありません。 効果的に活用し、業務改善に役立てるコツ をしっかり押さえましょう。
1. マニュアルを活用した業務改善の成功ポイント
マニュアルを作成するだけでは、業務改善は進みません。作ったマニュアルを 現場に定着させ、活用しやすい状態にする ことが重要です。そのための成功ポイントを紹介します。
（1）現場の声を反映する
マニュアルは 現場で実際に業務を行う人の視点 で作成する必要があります。よくある失敗例として、 管理者が一方的に作成し、現場の社員が使いにくいマニュアルになってしまう というケースがあります。
✅ 現場社員からのフィードバックをもとに修正する
✅ 「この説明ではわかりにくい」「この手順が抜けている」といった意見を反映する
✅ 定期的にアンケートを実施し、改善点を洗い出す
こうしたプロセスを取り入れることで、 実際に使いやすいマニュアル に仕上げることができます。
（2）シンプルで分かりやすいマニュアルにする
マニュアルは できるだけシンプルに、わかりやすく 作成することが重要です。文章ばかりで説明されていると、 読むだけで疲れてしまい、活用されなくなる ことがあります。
そこで、以下のような工夫を取り入れると、 見やすく、理解しやすいマニュアル になります。
✅ 画像や図を活用する（テキストだけでなく、スクリーンショットやイラストを入れる）
✅ 箇条書きを使う（重要なポイントを簡潔にまとめる）
✅ 動画マニュアルを取り入れる（操作方法などは動画の方が分かりやすい）
特に 操作手順の説明 は、 「動画マニュアル」+「テキストマニュアル」 の組み合わせが有効です。例えば、「Teachme Biz」や「Loom」などのツールを使うと、 動画で直感的に理解できるマニュアル を作ることができます。
（3）マニュアルの更新・管理を徹底する
業務は 常に変化する ため、一度作成したマニュアルをそのまま放置すると、 情報が古くなり、役に立たなくなってしまう ことがあります。そのため、 定期的な更新作業 が必要です。
✅ 定期的にマニュアルを見直し、最新情報にアップデートする
✅ 変更履歴を記録し、どこが更新されたのか分かるようにする
✅ クラウドツール（Googleドキュメント、Notion、Confluenceなど）で管理し、リアルタイムで編集できるようにする
特に クラウドベースのマニュアル管理ツール を活用すると、複数のメンバーが同時に編集でき、 常に最新の状態を保つことが可能 です。
2. マニュアルを定着させるための実践方法
せっかく作ったマニュアルも、 現場の人が活用しなければ意味がありません。 マニュアルを業務の一部として定着させるためには、 社員が自然に使うような仕組みを作る ことが重要です。
（1）社内研修・トレーニングで活用する
マニュアルを導入する際には、 社員にどのように活用するのかをしっかり説明する 必要があります。おすすめなのが、 社内研修やトレーニングと組み合わせる 方法です。
✅ 新入社員研修でマニュアルを活用する（入社時からマニュアルを使う文化を定着させる）
✅ 業務改善のための社内勉強会を開く（定期的にマニュアルの使い方を共有する）
✅ マニュアルを使った実践トレーニングを行う（動画やシミュレーションを活用する）
マニュアルの 使い方がわからない状態では、活用されにくくなる ため、研修と組み合わせて習慣化するのがポイントです。
（2）業務システムとマニュアルを連携させる
マニュアルを 日常業務の中で自然に活用できる ようにするために、業務システムと連携させるのも効果的です。
✅ 社内ポータルサイト（SharePoint、Google Sitesなど）にマニュアルを掲載する
✅ 業務システムのヘルプボタンに、該当するマニュアルのリンクを貼る
✅ チャットツール（Slack、Teams）でマニュアル検索できる仕組みを作る
例えば、カスタマーサポート業務で「Zendesk」を導入している場合、 問い合わせ対応のマニュアルをZendesk内で検索できるようにする ことで、 オペレーターがすぐに活用できる環境を作る ことができます。
マニュアルを業務改善に活かすためには、 作成だけでなく、定着させる仕組みを作ることが重要 です。
✅ 現場の声を反映した分かりやすいマニュアルを作成する
✅ クラウド管理や動画マニュアルを活用して、更新しやすい環境を整える
✅ 社内研修や業務システムと連携させ、日常業務の中で自然に使えるようにする
よくある質問と答え（FAQ）
マニュアル作成や業務改善に関して、よく寄せられる質問をまとめました。 「マニュアルを作りたいけれど、何から始めればいいの？」「ITツールを導入したのに活用できていない…」 など、実際に多くの企業が抱える疑問に答えていきます。
Q1：マニュアルを作るべき業務の選び方は？
A1：基本的には、次のような業務にマニュアルを作成するのがおすすめです。
✅ 業務の標準化が必要なもの（例えば、新入社員の研修やルーティン業務）
✅ ミスが多発しやすい業務（経理、請求処理、ITツールの操作など）
✅ 引き継ぎが必要な業務（担当者の変更がある業務）
特に 属人化しやすい業務 は、マニュアルがあることで 担当者の変更時にもスムーズに引き継ぐことができるため、優先的に作成するのがよいでしょう。
Q2：紙のマニュアルとデジタルマニュアル、どちらが良い？
A2：基本的には、デジタルマニュアルがおすすめです。
| 紙のマニュアル | デジタルマニュアル |
|---|---|
| 更新に手間がかかる | クラウド管理でリアルタイム更新可能 |
| 紛失しやすい | どこからでもアクセス可能 |
| 検索しにくい | キーワード検索ですぐに見つかる |
| 画像や動画が使いにくい | 動画やスクリーンショットを活用可能 |
特に Googleドキュメント、Notion、Confluence などを活用すると、 最新の情報をすぐに共有できる ため、業務効率化につながります。
Q3：マニュアル作成のためのITツールを導入したが、社員が活用してくれません…
A3：ITツールを活用するには、次のポイントを押さえて導入することが重要です。
✅ 操作が簡単なツールを選ぶ（GoogleドキュメントやNotionなど、直感的に使えるものがよい）
✅ 研修や説明会を開き、使い方をレクチャーする
✅ 既存の業務フローに組み込み、日常的に活用する仕組みを作る
例えば、チャットツール（SlackやMicrosoft Teams）と連携させると、 「○○のやり方を調べたい」と思った時に、すぐに検索できる環境を整えることができます。
Q4：動画マニュアルを作るメリットは？
A4：動画マニュアルの最大のメリットは、視覚的にわかりやすく、学習コストを大幅に削減できることです。
✅ 作業の流れを直感的に理解しやすい
✅ 文字では伝えにくい操作手順を簡単に説明できる
✅ 新人研修の負担を軽減できる
例えば、 「Loom」や「Teachme Biz」 を活用すると、 画面録画をしながら解説 できるため、 パソコン操作の説明などに非常に適しています。
Q5：マニュアルを更新し続けるためのコツは？
A5：マニュアルは「作って終わり」ではなく、「定期的に更新する」ことが重要です。以下のような仕組みを導入しましょう。
✅ 更新担当者を決める（各部署で「マニュアル管理担当」を設ける）
✅ 定期的に見直すルールを作る（例えば、半年に1回のアップデート）
✅ 変更点を記録し、誰でも履歴を確認できるようにする
特に クラウド型ツール（GoogleドキュメントやConfluenceなど）を使うと、誰がいつ変更したかを記録できる ため、 最新情報を常に保つ ことができます。
株式会社HIKEに頼むメリット
業務改善のための マニュアル作成やITツールの導入・活用 は、企業にとって大きな課題の一つです。「どこから手をつければいいかわからない」「ツールを導入したのに定着しない」などのお悩みをお持ちの企業も多いのではないでしょうか？
株式会社HIKEは、 IT化・デジタル化のプロフェッショナル として、 マニュアル作成・ITツール導入・業務改善のすべてをサポート します。ここでは、HIKEに依頼することで得られるメリットを詳しく紹介します。
1. 業務を可視化し、最適なマニュアル作成を支援
「とりあえずマニュアルを作ってみたけれど、実際に現場で使われていない…」といったケースは珍しくありません。マニュアルが形だけのものにならないためには、 業務の流れを正しく可視化し、現場で活用しやすい形で作成する ことが重要です。
✅ 現場の業務フローを整理し、必要なマニュアルを明確化
✅ 文章だけでなく、画像・動画を活用した直感的に理解しやすいマニュアルを作成
✅ 業務ごとに最適なフォーマットを提案（テキスト、フローチャート、チェックリスト、動画など）
「わかりやすいマニュアル作成」 を支援することで、 業務の標準化 を進め、社員の負担を減らし、業務効率を向上させます。
2. ITツールの導入・活用をサポート
「マニュアル作成ツールや業務管理ツールを導入したのに、社内で活用されていない…」という企業も多いのではないでしょうか？ITツールは、導入するだけでは効果を発揮しません。 適切に活用できる環境を整える ことが重要です。
✅ 業務内容に合った最適なITツールの選定・導入を支援
✅ クラウドツール（Google Workspace、Notion、Confluenceなど）の活用をサポート
✅ ツール導入後の定着化・運用サポート（社内研修・マニュアル作成）
特に、 クラウドツールを活用したマニュアル作成・管理 は、 いつでも最新情報にアクセスでき、業務効率を大幅に向上 させることができます。HIKEなら、 ツールの選定から導入、社内での定着までトータルでサポート します。
3. 継続的な業務改善を実現する伴走型支援
業務改善は、一度マニュアルを作成して終わりではありません。 業務の変化に合わせて、マニュアルや業務フローを継続的にアップデート していくことが重要です。株式会社HIKEでは、 伴走型の支援 を提供し、企業の業務改善を長期的にサポートします。
✅ 業務フローの定期的な見直し・改善提案
✅ マニュアルの定期更新と最適化
✅ 社員向けの研修・トレーニングを実施し、業務改善の文化を定着
「業務改善を進めたいけれど、どこから手をつければいいかわからない…」という企業の皆様に、 専門家の視点から最適なアプローチ を提案し、 継続的に改善をサポート します。
株式会社HIKEの支援を活用し、業務効率を最大化しよう！
マニュアル作成やITツールの導入・運用は、企業の成長に欠かせない要素です。しかし、「何から始めればいいかわからない」「導入したのに活用されていない」という企業も多いのが現状です。
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まとめと感想
業務改善において マニュアル作成とITツールの活用 は、業務の標準化や効率化を進めるために欠かせない要素です。
特に、 クラウドツールや動画マニュアルを活用することで、より分かりやすく、管理しやすいマニュアル を作成できます。
今回の記事では、以下のポイントを詳しく解説しました。
✅ マニュアル作成の重要性と業務改善への影響
✅ ITツールを活用した効率的なマニュアル作成の方法
✅ マニュアルを定着させるためのポイントと成功事例
✅ 株式会社HIKEに依頼するメリット
特に、 ITツールを活用することで、マニュアルの更新が容易になり、業務の属人化を防ぐことができる という点は、多くの企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
しかし、「どのツールを使えばいいのかわからない」「社内でITツールをうまく活用できるか不安…」という声も多く聞かれます。こうした課題を解決するためには、 専門家のサポートを受けながら、業務フローを見直し、最適なマニュアル作成を進めていくことが重要 です。
株式会社HIKEでは、マニュアル作成のプロフェッショナルとして、ITツールの導入から運用支援までトータルでサポート しています。「業務改善を進めたい」「ITツールを活用したい」とお考えの方は、ぜひHIKEにご相談ください！
執筆者
【公式】株式会社HIKE（ハイク） | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター
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