DX化初心者でも安心！業務効率化の実践ガイドと成功事例

はじめまして！株式会社HIKEの広報を担当しています「アイコ」です

突然ですが、皆さんの会社では「もっと業務を効率化したい」「毎日の仕事を楽にしたい」と思ったことはありませんか？
最近、特に注目されているのが「DX化」という取り組みです。DX化とは、デジタル技術を活用して業務プロセスを見直し、業務改善や業務効率化を実現する方法です。

ですが、「DX化って何？」「どうやって進めればいいの？」と疑問を持つ方も多いはず。
私も、株式会社HIKEでシステムエンジニアとして企業のIT導入を支援していますが、DXという言葉が浸透する前から同じ悩みを抱える企業に出会ってきました。

そこで今回は、初心者の方にも分かりやすく、DX化の基本や業務改善・効率化のコツをお伝えします。

この記事では、以下のポイントについて解説します。

• DX化とは何か？その目的と重要性
• 業務改善や効率化を実現するためのステップ
• 実際にDX化を成功させた具体例

また、私たち株式会社HIKEがどのように企業のDXを支援しているのか、実際の取り組みも交えてお話しします。
この記事を読めば、DX化のイメージがつかめるだけでなく、明日から実践できるヒントがきっと見つかるはずです！

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このブログを執筆しているのは「株式会社HIKE」です！

株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc は、さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DXに寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。

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第一部：DX化とは？初心者にも分かる基本のキ

DX化とは何か？

DX化とは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、企業がデジタル技術を活用して業務プロセスを見直し、効率化や改善を図る取り組みのことを指します。

単にITツールを導入するだけでなく、業務のあり方そのものを再構築し、企業の価値を高めることを目指しています。

例えば、紙の書類で管理していたデータをクラウド上で一元化し、社員全員がリアルタイムでアクセスできるようにすることで、業務のスピードと正確性が格段に向上します。これがDX化の一例です。

なぜDX化が必要なのか？

DX化が注目される理由の一つは、時代の変化に対応するためです。

働き方改革やリモートワークの普及により、従来の業務スタイルでは対応できない課題が増えています。さらに、競争が激化する市場で勝ち抜くには、生産性を向上させるだけでなく、新たな価値を創造する必要があります。DX化はその鍵を握る手段として、多くの企業に採用されています。

DX化とIT化の違い

「DX化とIT化って何が違うの？」と思う方も多いでしょう。簡単に言うと、以下の表のような違いがあります。

項目	IT化	DX化
目的	現状業務の効率化	業務プロセスの変革と新たな価値創造
主な手段	ツールの導入（例：勤怠管理システム）	全体の戦略設計と組織変革
効果	部分的な効率化	全社的な競争力向上

IT化は既存の業務を効率化するだけですが、DX化はその先にある「業務プロセスの変革」と「価値創造」を目指す点が大きな特徴です。

DX化に成功した企業の事例

具体的な例として、私たち株式会社HIKEがサポートした企業の事例をご紹介します。

ある地方自治体では、書類の申請業務がすべて紙ベースで行われており、住民や職員にとって大きな負担になっていました。そこで、オンライン申請システムを導入し、クラウド環境でデータを管理する仕組みを構築しました。結果として、申請業務にかかる時間が50%以上短縮され、住民満足度も大幅に向上しました。

このように、DX化は企業や組織が抱える課題を根本から解決し、さらなる成長のきっかけを与える可能性を秘めています。

第二部：業務改善を成功させるDX化のプロセスと手順

DX化の基本的なプロセス

DX化を成功させるためには、しっかりとした計画と段階的な実行が重要です。DX化のプロセスは、以下の5つのステップに分けることができます。

1. 課題の明確化
   現在の業務プロセスの中で、どこに非効率があるのかを把握します。これは、経営者だけでなく現場の従業員からのヒアリングや、業務フローの観察を通じて明らかにするのが効果的です。
   
2. 目標の設定
   DX化を通じて何を実現したいのか、具体的な目標を設定します。たとえば「月次レポート作成の時間を半減する」や「ミス率を20%減少させる」といった、測定可能な目標を掲げましょう。
   
3. 適切なツールの選定
   目標達成に必要なツールやシステムを選びます。この際、予算や従業員のITリテラシーも考慮に入れ、操作が簡単でコストパフォーマンスの良いものを選ぶのがポイントです。
   
4. 運用の開始と改善
   システムを導入したらすぐに終わりではなく、実際に運用してみて課題を見つけ、改善していくプロセスが必要です。特に初期段階では、ユーザーからのフィードバックを積極的に集めることが重要です。
   
5. 成果の測定とさらなる改善
   導入後、設定した目標が達成できているかを測定します。その結果をもとに、さらなる改善を続けることで、DX化の恩恵を最大化できます。

DX化を成功させるためのポイント

1. 経営陣と現場の連携

DX化は、経営陣が旗を振るだけでは成功しません。現場の従業員が協力的であることが必要です。特に、導入するツールが現場の業務にどのように役立つのかを具体的に示すと、モチベーションが上がります。

2. 段階的な導入

一気に全社的なDX化を進めるのではなく、まずは一部の業務や部署でテスト的に導入するのがおすすめです。この方法なら、トラブルが発生した場合もリスクを最小限に抑えられます。

3. 専門家の支援を活用する

DX化の計画や導入、運用までをスムーズに進めるには、専門家の支援を受けることが効果的です。私たち株式会社HIKEでは、DX化の初期段階から運用後のサポートまで、伴走型の支援を提供しています。これにより、多くの企業が短期間でDX化の成果を実感しています。

DX化成功事例：株式会社HIKEが手掛けたプロジェクト

具体的な事例として、ある上場企業でのプロジェクトをご紹介します。この企業では、社内の契約書管理がバラバラで、探すだけで1時間以上かかることもありました。

そこで、クラウド型の契約管理システムを導入し、さらに電子署名サービス「クラウドサイン」を組み合わせることで、契約書の検索時間が平均で80%削減されました。また、契約プロセス全体がペーパーレス化されたことで、年間数百万円のコスト削減も実現しました。

このように、具体的な目標に基づいて適切なツールを選び、運用支援を行うことで、DX化の成功率は飛躍的に向上します。

第三部：業務効率化のための具体的なツールとその選び方

業務効率化に欠かせないツールの種類

DX化を進めるにあたり、業務効率化を支えるツールの選定は非常に重要です。ここでは、具体的にどのような種類のツールがあるのかを解説します。

1. 業務管理ツール
   プロジェクトやタスクの進捗を一元管理できるツールです。これにより、チーム全体の状況を可視化し、効率的に作業を進められます。
   • 例：Trello、Asana、Jira
     
2. クラウドストレージツール
   データやファイルをクラウド上に保存し、どこからでもアクセス可能にするツールです。これにより、リモートワーク環境でもスムーズな情報共有が可能です。
   • 例：Google Drive、Dropbox、Microsoft OneDrive
     
3. コミュニケーションツール
   チーム内外でのコミュニケーションを円滑にするためのツールです。リモートワークが進む現代では、チャットやビデオ会議は欠かせません。
   • 例：Slack、Microsoft Teams、Zoom
     
4. RPA（業務自動化）ツール
   繰り返し行う業務を自動化するツールです。これにより、人為的ミスを防ぎつつ、作業時間を大幅に短縮できます。
   • 例：UiPath、Automation Anywhere、Blue Prism
     
5. データ分析ツール
   業務データを分析し、意思決定をサポートするツールです。これにより、業務改善の方向性をデータに基づいて明確にできます。
   • 例：Tableau、Power BI、Google Looker Studio
     

ツール選びのポイント

ツールを選ぶ際には、以下の点を考慮することが重要です。

1. 目的に合ったツールを選ぶ
DX化の目的や課題を明確にした上で、それに最適なツールを選びましょう。例えば、「情報共有を効率化したい」のが主な目的であれば、クラウドストレージやコミュニケーションツールが優先されます。

2. 操作性の高さ
ツールの使いやすさも重要なポイントです。難しい操作が必要なツールは、導入後に従業員の負担となり、結果として効率化が進まないこともあります。シンプルで直感的に使えるものを選びましょう。

3. コストパフォーマンス
ツールのコストと、それによって得られる効果を比較することも必要です。無料版や試用版を活用して、コストに見合った価値があるかを検討しましょう。

4. 導入後のサポート体制
ツール導入後のサポート体制が整っているかも確認してください。特に日本語でのサポートが充実しているかどうかは重要です。

株式会社HIKEが推奨するツール導入の流れ

私たち株式会社HIKEでは、以下のような流れでツールの導入支援を行っています。

1. 現状分析と課題の洗い出し
   クライアントの現状を徹底的に分析し、DX化で解決すべき課題を明確化します。
   
2. 適切なツールの提案
   課題に合わせて最適なツールを選定し、具体的な導入計画を立案します。
   
3. 導入とトレーニング
   導入後、ツールの使い方を丁寧にレクチャーし、スムーズに運用を開始できるよう支援します。
   
4. 運用サポートと改善
   導入後も定期的にフォローアップを行い、運用上の課題があれば迅速に対応します。

DX化成功事例：効率化を実現したツール活用の例

ある中小企業では、月末の経費精算業務が属人的で、ミスが多い上に時間がかかるという課題がありました。そこで、クラウド型経費管理システム「freee」を導入し、さらにRPAツールを組み合わせて自動化しました。その結果、経費精算にかかる時間が80%削減され、担当者の負担が大幅に軽減されました。

よくある質問：DX化に関する悩みを解決！

DX化を始めようとすると、多くの企業や担当者がさまざまな疑問や不安を抱きます。ここでは、よくある質問を5つ挙げ、それぞれに詳しくお答えします。

1. DX化を進めるにはどれくらいの費用がかかりますか？

DX化の費用は、プロジェクトの規模や選ぶツールによって大きく異なります。

例えば、クラウド型の業務管理ツールは月額数千円から利用できるものが多く、中小企業でも気軽に始められる選択肢があります。一方で、企業全体の業務プロセスを大きく変革するプロジェクトでは、数百万円以上の費用がかかる場合もあります。

費用を抑えつつ効果を出すには、まず小さなプロジェクトから始め、成功体験を積み重ねる方法が効果的です。

株式会社HIKEでは、予算に合わせた柔軟なプランを提案し、必要最小限のコストで最大の効果を得られるようサポートしています。

2. DX化はすぐに効果が出るものですか？

DX化の効果が出るまでの期間は、プロジェクトの内容や企業の状況によります。

例えば、ツールの導入だけであれば、短期間で業務効率化の効果を実感できることが多いです。一方で、全社的なDX化プロジェクトの場合は、文化や業務プロセスの根本的な見直しが必要となるため、効果が出るまでに数カ月から1年程度かかる場合もあります。

ただし、最初に明確な目標を設定し、小さな成功を積み重ねることで、モチベーションを保ちながら進めることができます。

3. 従業員のITスキルが低くてもDX化は可能ですか？

可能です！

DX化を進める際には、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶことが重要です。また、ツール導入時にしっかりとしたトレーニングを実施することで、ITスキルが低い従業員でもスムーズに利用を開始できます。

株式会社HIKEでは、初心者でも使いやすいツールを厳選し、丁寧なサポートとトレーニングを行っています。実際に、ITスキルがほとんどない方でもDX化に成功した事例が多数ありますので、ご安心ください。

4. どの部署からDX化を始めればいいですか？

最初にDX化を始めるべき部署は、課題が顕著に現れている部門や、DX化の効果をすぐに測定できる部門です。

例えば、経理部門の経費精算や、営業部門の顧客管理業務は、比較的簡単に改善が可能で、効果が目に見えやすいです。これらの部門で成功事例を作り、他の部署にも展開していくのが理想的です。

5. DX化が失敗する原因は何ですか？

DX化が失敗する主な原因としては、以下のようなものが挙げられます。

• 目的や目標が明確でない
• 経営陣と現場の連携が不足している
• ツールの選定が不適切
• 従業員の教育やサポートが不十分

これらを防ぐためには、プロジェクト開始前にしっかりと計画を立て、必要に応じて専門家の支援を受けることが重要です。

株式会社HIKEでは、これらのリスクを最小限に抑えるためのプロセスを構築し、クライアントに合わせたサポートを提供しています。

まとめと感想：DX化で業務改善を目指すためのヒント

DX化で得られるもの

これまでの記事を通して、DX化が業務改善や業務効率化にどのように寄与するのかを具体的に解説してきました。DX化は単なるITツールの導入にとどまらず、企業の働き方やビジネスプロセスそのものを変革する大きな可能性を秘めています。

たとえば、以下のような成果を期待できます。

• 業務時間の短縮による生産性向上
  
• ヒューマンエラーの削減
  
• データ活用による意思決定の迅速化
  
• 社員の負担軽減と満足度の向上

これらの変化は、企業の競争力を高めるだけでなく、働く人々の仕事に対する意識やモチベーションにもポジティブな影響を与えます。

DX化を成功させるための3つのポイント

1. 小さな成功から始める
   DX化は一度にすべてを変えようとするのではなく、まずは小規模なプロジェクトから始めることが大切です。一部門や一つの業務プロセスを改善することで、DX化の効果を実感しやすくなります。
   
2. 専門家の力を借りる
   DX化のプロセスは専門的な知識が求められることも多いです。株式会社HIKEのような専門家に相談することで、プロジェクトの成功率を大幅に向上させることができます。
   
3. 社員全員を巻き込む
   DX化はツールやシステムだけでは実現しません。組織全体の協力が必要です。現場の意見を尊重しながら、全員が納得して進められる体制を作ることが成功の鍵です。

株式会社HIKEが提供するサポート

私たち株式会社HIKEでは、以下のような伴走型の支援を行っています。

• 課題分析と目標設定：現状を徹底的に分析し、最適なDX化の目標を設定します。
  
• ツール選定と導入支援：クライアントのニーズに合ったツールを提案し、スムーズな導入をサポートします。
  
• 運用後のサポート：ツール導入後も、効果測定や改善提案を行い、継続的な成果をサポートします。

リピート率90%以上の実績が私たちの信頼の証です。

もしこの記事を読んで「具体的に相談してみたい」と感じたら、ぜひ私たち株式会社HIKEにご連絡ください。

最後に

DX化は、一歩を踏み出すことで未来を切り開く鍵になります。どんな企業でも最初は不安や迷いがあるものです。しかし、目的を明確にし、適切な支援を受けながら進めることで、必ず成果を手にできます。

これを読んでいるあなたの会社も、ぜひDX化に挑戦してみてください。もし「どこから始めればいいのか分からない」と感じたら、私たち株式会社HIKEが全力でサポートします。一緒に未来のビジネスを形にしていきましょう！

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執筆者

 【公式】株式会社HIKE（ハイク） | HIKE.inc | IT化・デジタル化の強力なサポーター

株式会社HIKE（ハイク）| HIKE.inc です。さまざまな企業様のIT化・デジタル化・DXに寄り添い、共に歩むパートナーです。それぞれの領域に特化したプロフェッショナルが、相談・導入・運用・活用まで親身にサポートいたします。

株式会社HIKE：コーポレートサイト
https://www.hike-inc.com/